Κατανόηση των επαφών

Στο Flexmail, μια επαφή αντιστοιχεί σε μία μοναδική διεύθυνση email. Δεν μπορείτε να προσθέσετε την ίδια διεύθυνση δύο φορές, αυτό γίνεται σκόπιμα. Η εργασία από μία ενιαία βάση δεδομένων χωρίς διπλότυπα διατηρεί τα δεδομένα επαφών σας ακριβή και συνεπή, ώστε να γνωρίζετε πάντα σε ποιον στέλνετε.

Από τι αποτελείται μια επαφή

Προεπιλεγμένα πεδία

Κάθε επαφή έχει πέντε προεπιλεγμένα πεδία που είναι διαθέσιμα σε κάθε λογαριασμό Flexmail:

Διεύθυνση email, το μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε επαφή και το μοναδικό υποχρεωτικό πεδίο.
Όνομα.
Επώνυμο.
Γλώσσα, η γλώσσα στην οποία η επαφή λαμβάνει τα email σας και βλέπει τις φόρμες και τη σελίδα προφίλ της.
Πηγή, από πού προήλθε η επαφή, απαραίτητη για την τεκμηρίωση GDPR.

Αυτά τα πεδία μεταφράζονται αυτόματα σε όλες τις επιλεγμένες γλώσσες επικοινωνίας σας, ώστε οι επαφές να βλέπουν πάντα τις ετικέτες πεδίων στη γλώσσα τους στη σελίδα προφίλ τους.

Προσαρμοσμένα πεδία

Τα προσαρμοσμένα πεδία σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε επιπλέον πληροφορίες που σχετίζονται με την επιχείρησή σας: επωνυμία εταιρείας, γενέθλια, πρόγραμμα συνδρομής, περιοχή, επίπεδο αφοσίωσης και άλλα. Τα δημιουργείτε μόνοι σας και μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για τμηματοποίηση, εξατομίκευση, φόρμες και ροές αυτοματισμού. Με πρόγραμμα συνδρομής Start μπορείτε να δημιουργήσετε έως 5 προσαρμοσμένα πεδία, το Essential επιτρέπει έως 25, το Pro έως 50 και το Premium έως 100.

Ενδιαφέροντα

Τα ενδιαφέροντα είναι ετικέτες που δείχνουν τι θέλει να λαμβάνει μια επαφή ή με τι έχει αλληλεπιδράσει. Μπορούν να εκχωρηθούν κατά την εισαγωγή, μέσω φορμών opt-in, από την παρακολούθηση συνδέσμων σε καμπάνιες ή μέσω ροών αυτοματισμού. Οι επαφές μπορούν επίσης να διαχειρίζονται τα δικά τους δημόσια ενδιαφέροντα στη σελίδα προφίλ τους.

Κατάσταση

Κάθε επαφή έχει μία κατάσταση που καθορίζει εάν το Flexmail στέλνει καμπάνιες σε αυτήν. Η κατάσταση έχει μία από τρεις τιμές: επιβεβαιωμένη, μη επιβεβαιωμένη ή στη blacklist.

Ημερομηνία προσθήκης

Η ημερομηνία και η ώρα που προστέθηκε για πρώτη φορά η επαφή στον λογαριασμό σας. Αυτή ορίζεται αυτόματα και δεν μπορεί να αλλάξει. Μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε στην τμηματοποίηση, για παράδειγμα για να στοχεύσετε επαφές που προστέθηκαν τις τελευταίες 30 ημέρες.

Κάθε επαφή έχει ένα πεδίο open tracking consent με μία από τρεις τιμές: "Ναι", "Όχι" ή "Δεν έχει οριστεί". Το πεδίο είναι πάντα ορατό, ακόμη και αν δεν έχετε ενεργοποιήσει την πολιτική συγκατάθεσης. Ένα ρητό "Όχι" απαλλάσσει την επαφή από το pixel παρακολούθησης ακόμα και χωρίς ενεργή πολιτική. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε το πεδίο στην καρτέλα της επαφής. Η τιμή προκύπτει από φόρμα opt-in, από τη σελίδα προφίλ (μέσω του συνδέσμου στο υποσέλιδο), από εισαγωγή, από το API, ή όταν προσθέτετε μια επαφή χειροκίνητα (τότε είναι πάντα "Δεν έχει οριστεί").

Το αρχείο καταγραφής συγκατάθεσης εμφανίζει για κάθε αλλαγή την ώρα (σε UTC), τη νέα τιμή, την πηγή της επιλογής και ένα σύντομο σχόλιο. Οι πηγές είναι: Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import και Manual. Οι επαφές που υπήρχαν πριν από αυτή τη λειτουργία δεν έχουν ιστορικό και εμφανίζουν μήνυμα ότι δεν υπάρχουν διαθέσιμα δεδομένα.

Ανατρέξτε στην ενότητα Ρυθμίσεις παρακολούθησης για πληροφορίες σχετικά με την πολιτική συγκατάθεσης.

Τμήματα

Η σελίδα λεπτομερειών κάθε επαφής εμφανίζει τα τμήματα στα οποία ανήκει αυτή τη στιγμή. Αυτό ενημερώνεται αυτόματα καθώς αλλάζουν τα δεδομένα της επαφής, ώστε να έχετε πάντα ακριβή εικόνα της ομαδοποίησής τους.

Καταστάσεις επαφής

Επιβεβαιωμένη

Οι επιβεβαιωμένες επαφές είναι ενεργές και μπορούν να λαμβάνουν τις καμπάνιες σας. Αυτή είναι η κύρια ομάδα που αποτελεί το κοινό προς αποστολή.

Μια επαφή επιβεβαιώνεται όταν κάνει κλικ στον σύνδεσμο επιβεβαίωσης σε ένα email opt-in, όταν την εισάγετε (οι εισαγωγές δημιουργούν πάντα επιβεβαιωμένες επαφές) ή όταν την προσθέτετε χειροκίνητα.

Μη επιβεβαιωμένη

Οι μη επιβεβαιωμένες επαφές έχουν συμπληρώσει μία από τις φόρμες opt-in σας, αλλά δεν έχουν κάνει ακόμη κλικ στον σύνδεσμο επιβεβαίωσης στο email που τους έστειλε το Flexmail. Δεν αποτελούν μέρος του ενεργού κοινού σας και δεν μπορούν να λάβουν καμπάνιες.

Το Flexmail χρησιμοποιεί πάντα διπλό opt-in. Όταν κάποιος υποβάλλει μια φόρμα, λαμβάνει πρώτα ένα email επιβεβαίωσης. Μόνο αφού κάνει κλικ στον σύνδεσμο σε αυτό το email αποκτά την κατάσταση επιβεβαιωμένης. Αυτό σας εξασφαλίζει τεκμηριωμένη συγκατάθεση για κάθε επαφή στη λίστα σας.

Support tip Εάν μια επαφή συμπλήρωσε τη φόρμα opt-in σας αλλά δεν επιβεβαίωσε ποτέ, ελέγξτε αν το email επιβεβαίωσης opt-in φτάνει στο άτομο. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση αποστολέα σας είναι επικυρωμένη και δεν φιλτράρεται ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία από τον πάροχο email της επαφής.

Στη blacklist

Οι επαφές στη blacklist δεν μπορούν να λάβουν καμία καμπάνια από τον λογαριασμό σας. Μια επαφή καταλήγει στη blacklist για διάφορους πιθανούς λόγους:

Έκανε κλικ στον σύνδεσμο απεγγραφής σε ένα από τα email σας.
Υπέβαλε καταγγελία για ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
Η διεύθυνση email της προκάλεσε hard bounce.
Την προσθέσατε χειροκίνητα ή την εισαγάγατε στη blacklist.

Το Flexmail παραλείπει αυτόματα τις διευθύνσεις της blacklist σε κάθε αποστολή καμπάνιας, ακόμα και αν μια διεύθυνση στη blacklist περιλαμβάνεται σε ένα τμήμα που έχετε επιλέξει. Ανατρέξτε στην ενότητα "Η blacklist" για πλήρεις οδηγίες σχετικά με τη διαχείριση επαφών στη blacklist.

GDPR Οι επαφές στη blacklist αντιπροσωπεύουν άτομα που έχουν δηλώσει ρητά ότι δεν θέλουν τα email σας, ή των οποίων η διεύθυνση είναι τεχνικά άκυρη. Η διατήρηση της blacklist ανέπαφης αποτελεί απαίτηση του GDPR. Δεν μπορείτε απλώς να διαγράψετε επαφές από αυτήν για να τους στείλετε ξανά email.

Η επισκόπηση επαφών

Μεταβείτε στην επιλογή Επαφές και, στη συνέχεια, στην επιλογή Όλες οι επαφές. Θα βρείτε τρεις καρτέλες: Επιβεβαιωμένες, Μη επιβεβαιωμένες και Blacklisted, καθεμία από τις οποίες αντιστοιχεί σε μία κατάσταση. Κάθε καρτέλα εμφανίζει τη διεύθυνση email, το όνομα, την ημερομηνία προσθήκης και τη γλώσσα της επαφής. Η καρτέλα Blacklisted εμφανίζει επίσης τον λόγο και την ημερομηνία προσθήκης στη blacklist.

Κάντε κλικ στο όνομα μιας επαφής για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών της, η οποία εμφανίζει όλες τις τιμές πεδίων, τα ενδιαφέροντα, το ιστορικό κατάστασης, τις πηγές και τα δεδομένα αλληλεπίδρασης με καμπάνιες.

Συνηθισμένα λάθη

Μη ρύθμιση των δεδομένων επαφής πριν από την εισαγωγή

Τα προσαρμοσμένα πεδία πρέπει να υπάρχουν πριν εισαγάγετε επαφές. Εάν κάνετε πρώτα την εισαγωγή και δημιουργήσετε τα πεδία αργότερα, θα πρέπει να εισαγάγετε ξανά κάθε εγγραφή ή να την ενημερώσετε χειροκίνητα για να συμπληρώσετε τα στοιχεία που λείπουν. Σχεδιάστε τη δομή της βάσης δεδομένων σας πριν από την πρώτη εισαγωγή.

Αντιμετώπιση της γλώσσας και της πηγής ως προαιρετικών πεδίων

Τόσο η γλώσσα όσο και η πηγή φαίνονται διαδικαστικά στοιχεία, αλλά επιτελούν σημαντικό έργο. Η γλώσσα καθορίζει τι βλέπουν οι επαφές στη σελίδα απεγγραφής και στη σελίδα προφίλ τους. Η πηγή αποτελεί το ίχνος ελέγχου για το GDPR. Εάν τα αφήσετε κενά, η βάση δεδομένων γίνεται πιο δύσκολη στη διαχείριση και πιο ευάλωτη από πλευράς συμμόρφωσης.

Σύγχυση ενδιαφερόντων και τμημάτων

Τα ενδιαφέροντα είναι ετικέτες που αποθηκεύονται στην επαφή και υποδεικνύουν τι επιθυμεί να λαμβάνει ή με τι έχει αλληλεπιδράσει. Τα τμήματα είναι δυναμικά ερωτήματα βάσει όλων των δεδομένων επαφής, συμπεριλαμβανομένων των ενδιαφερόντων. Το ενδιαφέρον είναι κάτι που έχει η επαφή. Το τμήμα είναι μια ομάδα που ορίζετε εσείς. Λειτουργούν συνδυαστικά αλλά εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς.

Προσπάθεια χειροκίνητης επιβεβαίωσης μη επιβεβαιωμένων επαφών

Δεν υπάρχει τρόπος να αλλάξετε χειροκίνητα μια επαφή από μη επιβεβαιωμένη σε επιβεβαιωμένη. Η επαφή πρέπει να κάνει κλικ στον σύνδεσμο επιβεβαίωσης η ίδια. Εάν κάποιος παραμένει μη επιβεβαιωμένος, η σωστή προσέγγιση είναι να του ζητήσετε να υποβάλει ξανά τη φόρμα opt-in ή να χρησιμοποιήσει έναν απευθείας σύνδεσμο της φόρμας.

Διαγραφή μη επιβεβαιωμένων επαφών αντί για διατήρησή τους

Οι μη επιβεβαιωμένες επαφές δεν προσμετρώνται στο όριο ενεργών επαφών σας και δεν λαμβάνουν καμπάνιες. Δεν υπάρχει λόγος να μην τις διατηρήσετε. Η διαγραφή τους αφαιρεί κάθε ίχνος της προσπάθειάς τους να εγγραφούν, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει περιπλοκές εάν επικοινωνήσουν αργότερα.

Διαγραφή επαφής αντί για προσθήκη στη μαύρη λίστα

Η διαγραφή μιας επαφής διαγράφει όλα τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένου του γεγονότος ότι βρισκόταν κάποτε στη βάση δεδομένων σας. Εάν κάποιος έχει απεγγραφεί ή δεν θέλετε πλέον να του στέλνετε email, προσθέστε τον στη μαύρη λίστα αντί να τον διαγράψετε, ώστε να διατηρήσετε μόνιμη καταγραφή της προτίμησής του.

Επόμενα βήματα

Ανατρέξτε στην ενότητα "Προσθήκη επαφών" για πληροφορίες σχετικά με το πώς να προσθέσετε επαφές στον λογαριασμό σας.
Ανατρέξτε στην ενότητα "Πεδία επαφής" για πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση προεπιλεγμένων και προσαρμοσμένων πεδίων.
Ανατρέξτε στην ενότητα "Η blacklist" για πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση επαφών στη blacklist και την κατανόηση των συνεπειών για το GDPR.
Ανατρέξτε στην ενότητα "Ξεκινώντας με τα ενδιαφέροντα" για πληροφορίες σχετικά με το πώς λειτουργούν τα ενδιαφέροντα και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για τμηματοποίηση.