H blacklist

Η Blacklist είναι μια προστατευμένη λίστα διευθύνσεων email που δεν μπορούν να λαμβάνουν καμπάνιες από τον λογαριασμό σας. Αποτελεί τόσο μέτρο προστασίας για την παραδοσιμότητά σας όσο και απαίτηση του GDPR. Η διατήρηση της Blacklist ανέπαφης δεν είναι προαιρετική, είναι το τεκμηριωμένο αρχείο σας για αιτήματα opt-out και τεχνικά μη έγκυρες διευθύνσεις.

Γιατί οι επαφές καταλήγουν στη Blacklist

• Έκαναν κλικ στον σύνδεσμο διαγραφής σε ένα από τα email σας.
• Υπέβαλαν αναφορά ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
• Η διεύθυνση email τους παρουσίασε hard bounce 5.1.1 (η διεύθυνση δεν υπάρχει).
• Η διεύθυνσή τους έφτασε τον ρυθμισμένο μέγιστο αριθμό διαδοχικών hard bounces.
• Τις προσθέσατε χειροκίνητα.
• Εισήχθησαν απευθείας στη Blacklist.

Τι κάνει η Blacklist

Οι διευθύνσεις στη blacklist δεν μπορούν να εισαχθούν ξανά στην ενεργή βάση επαφών σας.

Γιατί δεν πρέπει να αδειάζετε τη Blacklist

Υποχρεώσεις GDPR

Ο GDPR δίνει σε όλους το δικαίωμα εναντίωσης στο άμεσο μάρκετινγκ. Όταν κάποιος διαγράφεται, πρόκειται για σαφή άσκηση αυτού του δικαιώματος. Η εκ νέου αποστολή email σε αυτά τα άτομα παραβιάζει τα δικαιώματα απορρήτου τους και σας εκθέτει σε κυρώσεις από τις ρυθμιστικές αρχές. Τα πρόστιμα βάσει του GDPR μπορούν να φτάσουν τα 20 εκατομμύρια ευρώ ή το 4% του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών.

Επιπτώσεις στην παραδοσιμότητα

Οι πάροχοι email όπως το Gmail και το Outlook παρακολουθούν στενά τα σήματα παραπόνων. Εάν επαφές που είχαν διαγραφεί προηγουμένως αρχίσουν να λαμβάνουν ξανά τα email σας, θα τα επισημάνουν ως spam. Αυτό βλάπτει τη φήμη του αποστολέα σας και οδηγεί στο φιλτράρισμα των email σας, όχι μόνο για αυτές τις επαφές, αλλά για ολόκληρο το domain αποστολής σας.

Νομικές συνέπειες

Η εν γνώσει αποστολή email σε άτομα που έχουν διαγραφεί δεν είναι γκρίζα ζώνη. Είναι παραβίαση της ευρωπαϊκής νομοθεσίας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Εκτός από τα ρυθμιστικά πρόστιμα, τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν αστικές αγωγές εναντίον σας.

Συχνές ερωτήσεις

"Το άτομο διαγράφηκε κατά λάθος. Μπορούμε να το επαναφέρουμε;"

Όχι χειροκίνητα. Η μόνη σωστή διαδικασία είναι να εγγραφεί ξανά η επαφή μόνη της μέσω της φόρμας opt-in σας. Όταν ολοκληρώσει το double opt-in, μεταφέρεται αυτόματα ξανά στην επιβεβαιωμένη κατάσταση. Δείτε "Επανεγγραφή αποκλεισμένης επαφής" για την πλήρη διαδικασία.

"Έχουμε τη συγκατάθεση μιας επαφής. Μπορούμε να την προσθέσουμε ξανά;"

Η προφορική ή σιωπηρή συγκατάθεση δεν είναι αρκετή. Χρειάζεστε τεκμηριωμένη συγκατάθεση, την οποία παρέχει μια ολοκληρωμένη ροή opt-in. Ζητήστε από την επαφή να εγγραφεί μέσω της φόρμας opt-in σας. Αυτό δημιουργεί ένα τεκμηριωμένο αρχείο συγκατάθεσης.

"Μπορώ να αφαιρέσω μια διεύθυνση που μπήκε κατά λάθος στη Blacklist;"

Εάν μια διεύθυνση κατέληξε στη Blacklist λόγω τεχνικού σφάλματος, για παράδειγμα εξαιτίας ενός hard bounce από σφάλμα ρύθμισης παραμέτρων του διακομιστή και όχι λόγω μη έγκυρης διεύθυνσης, επικοινωνήστε με το support@flexmail.be. Μπορούν να αξιολογήσουν την κατάσταση και να σας καθοδηγήσουν για την κατάλληλη ενέργεια.

Το Flexmail διακρίνει δύο τύπους επαφών σε blacklist, και οι επιλογές σας εξαρτώνται από τον τύπο που ισχύει:

Επαφές που προστέθηκαν χειροκίνητα στη blacklist

Εάν μια επαφή προστέθηκε χειροκίνητα στη blacklist, επειδή το κάνατε εσείς μέσω της σελίδας λεπτομερειών της ή επειδή την εισαγάγατε απευθείας στη blacklist, μπορείτε να την αφαιρέσετε εσείς οι ίδιοι από εκεί. Μεταβείτε στο Επαφές > Όλες οι επαφές > Μαύρη λίστα, αναζητήστε την επαφή και χρησιμοποιήστε την επιλογή αφαίρεσης από τη blacklist. Κάντε το μόνο εάν έχετε νόμιμο, τεκμηριωμένο λόγο και νέα συγκατάθεση από την επαφή.

Επαφές στη blacklist λόγω hard bounce ή αναφοράς ανεπιθύμητης αλληλογραφίας

Οι επαφές που κατέληξαν στη blacklist λόγω hard bounce (σφάλμα 5.1.1) ή αναφοράς ανεπιθύμητης αλληλογραφίας δεν μπορούν να αφαιρεθούν από τους χρήστες του λογαριασμού. Αυτό έχει ρυθμιστεί σκόπιμα από το Flexmail, για λόγους παραδοσιμότητας και συμμόρφωσης. Εάν μια τέτοια επαφή επικοινώνησε ρητά μαζί σας και έδωσε νέα συγκατάθεση για τη λήψη των email σας, επικοινωνήστε με το support@flexmail.be αναφέροντας το αίτημα και το σχετικό πλαίσιο. Η ομάδα υποστήριξης θα αξιολογήσει την κατάσταση και, όπου ενδείκνυται, θα αφαιρέσει τη διεύθυνση ώστε η επαφή να ακολουθήσει μια νέα διαδικασία opt-in.

"Μπορώ να εισαγάγω παλιές διαγραφές από άλλο σύστημα;"

Ναι, και πρέπει να το κάνετε. Πριν εισαγάγετε ενεργές επαφές από άλλη πλατφόρμα, εισαγάγετε τις προηγούμενες διαγραφές σας απευθείας στη Blacklist του Flexmail. Αυτό σας προστατεύει από την ακούσια αποστολή email σε άτομα που έχουν ήδη διαγραφεί. Δείτε το άρθρο "Προσθήκη επαφών" για την απευθείας εισαγωγή στη Blacklist.

"Αγοράσαμε αυτή τη λίστα πριν από τον GDPR. Μπορούμε να τους στείλουμε email;"

Όχι. Ο GDPR ισχύει για όλα τα δεδομένα που διαχειρίζεστε αυτήν τη στιγμή, ανεξάρτητα από το πότε αποκτήθηκαν. Οι αγορασμένες λίστες σχεδόν ποτέ δεν πληρούν τις απαιτήσεις συγκατάθεσης. Οι επαφές έδωσαν τα στοιχεία τους σε άλλον οργανισμό για άλλους σκοπούς. Η αποστολή email σε αυτές αποτελεί παράβαση.

"Τι ισχύει για το δικαίωμα στη λήθη;"

Βάσει του GDPR, οι επαφές έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν τη διαγραφή των δεδομένων τους. Όταν λαμβάνετε ένα τέτοιο αίτημα, πρέπει να διαγράψετε την επαφή από τη βάση δεδομένων σας. Ενδέχεται ωστόσο να χρειαστεί να κρατήσετε τη διεύθυνση email στη blacklist ως απόδειξη ότι επεξεργαστήκατε το αίτημα διαγραφής τους. Η διεύθυνση μόνη της, χωρίς άλλα προσωπικά δεδομένα, είναι το ελάχιστο απαραίτητο στοιχείο για να αποτρέψετε την κατά λάθος εκ νέου προσθήκη τους. Συμβουλευτείτε τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων ή τον νομικό σας σύμβουλο για καθοδήγηση που αφορά τη δική σας περίπτωση.

Τι πρέπει να κάνετε αντ' αυτού;

Εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα με μια συρρικνούμενη λίστα παραληπτών ή χαμηλή αλληλεπίδραση, η κατάλληλη προσέγγιση είναι: ξεκινήστε καμπάνιες επανενεργοποίησης για να προσελκύσετε ξανά τις ανενεργές επαφές πριν διαγραφούν, χρησιμοποιήστε τμηματοποίηση για να στέλνετε πιο σχετικό περιεχόμενο ώστε να μην έχουν λόγο να διαγραφούν, βελτιώστε τη διαδικασία opt-in για να προσελκύσετε επαφές που θέλουν πραγματικά να λαμβάνουν νέα σας και αποδεχτείτε ότι μια μικρότερη λίστα με υψηλή αλληλεπίδραση αποδίδει καλύτερα από μια μεγάλη λίστα χωρίς ανταπόκριση.

Προβολή των επαφών σας στη blacklist

1. Μεταβείτε στις Επαφές και στη συνέχεια στις Όλες οι επαφές.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Blacklist.

Η καρτέλα της blacklist εμφανίζει κάθε διεύθυνση, τον λόγο ένταξής της στη blacklist και την ημερομηνία. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με βάση τη διεύθυνση email και να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία.

Εξαγωγή της Blacklist

Επιλέξτε επαφές στην καρτέλα της blacklist και χρησιμοποιήστε την επιλογή Εξαγωγή για να τις κατεβάσετε σε αρχείο CSV. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κατά διαστήματα για να διατηρείτε ένα τοπικό αντίγραφο ασφαλείας ή για να εισαγάγετε τις διαγραφές σας σε άλλο σύστημα.

Χειροκίνητη προσθήκη επαφής στη Blacklist

Εάν λάβετε ένα αίτημα διαγραφής εκτός email, για παράδειγμα τηλεφωνικά, δια ζώσης ή μέσω μιας φόρμας επικοινωνίας, υποχρεούστε βάσει του GDPR να το ικανοποιήσετε. Για να προσθέσετε χειροκίνητα μια διεύθυνση στη blacklist:

1. Μεταβείτε στις Επαφές και στη συνέχεια στις Όλες οι επαφές.
2. Αναζητήστε την επαφή.
3. Ανοίξτε τη σελίδα λεπτομερειών και κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή αυτής της επαφής.

Εάν η επαφή δεν υπάρχει ακόμα στη βάση δεδομένων σας, μπορείτε να εισαγάγετε τη διεύθυνση απευθείας στη Blacklist μέσω της διαδικασίας εισαγωγής.

Συνηθισμένα λάθη

Αφαίρεση επαφών από τη Blacklist για επανεισαγωγή τους

Η χειροκίνητη αφαίρεση ενός ατόμου από τη blacklist και η εκ νέου εισαγωγή του δεν αποτελεί έγκυρη διαδικασία επανεγγραφής. Παρακάμπτει την τεκμηρίωση της συγκατάθεσης και σας εκθέτει σε κινδύνους σχετικούς με τον GDPR. Η σωστή διαδικασία για την εκ νέου προσθήκη μιας επαφής από τη blacklist περιγράφεται στο άρθρο "Επανεγγραφή αποκλεισμένης επαφής".

Διαγραφή επαφών της blacklist για καθαρισμό της λίστας

Η διαγραφή επαφών από τη blacklist αφαιρεί το αρχείο που αποδεικνύει ότι τα άτομα αυτά είχαν ζητήσει διαγραφή. Εάν εμφανιστούν αργότερα σε μια εισαγωγή, θα προστεθούν ως ενεργές επαφές χωρίς ιστορικό διαγραφής. Η blacklist δεν είναι περιττά δεδομένα, είναι προστασία.

Μη εισαγωγή των διαγεγραμμένων επαφών πριν από τη μετάβαση

Κατά τη μετάβαση στο Flexmail από άλλη πλατφόρμα, πολλοί χρήστες εισάγουν πρώτα τις ενεργές επαφές τους και σκοπεύουν να προσθέσουν τη blacklist αργότερα. Εάν στείλετε μια καμπάνια πριν ολοκληρωθεί η μετάβαση, θα στείλετε email σε άτομα που είχαν διαγραφεί στο παρελθόν. Πραγματοποιείτε πάντα πρώτα την εισαγωγή της blacklist.

Επόμενα βήματα

• Δείτε το άρθρο "Επανεγγραφή αποκλεισμένης επαφής" για τη σωστή διαδικασία όταν μια επαφή στη blacklist θέλει να εγγραφεί ξανά
• Δείτε το άρθρο "Σχετικά με τα bounces" για το πώς τα hard και soft bounces οδηγούν σε προσθήκη στη blacklist και πώς να ρυθμίσετε τα όρια bounce
• Δείτε το άρθρο "Προσθήκη επαφών" για την απευθείας εισαγωγή προηγούμενων διαγραφών από άλλη πλατφόρμα στη Blacklist σας