Πώς συλλέγω τη συγκατάθεση για open tracking;

Όταν η πολιτική συγκατάθεσης open tracking είναι ενεργή, παρακολουθούνται μόνο οι επαφές που έχουν δώσει ρητή συγκατάθεση. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς συλλέγετε αυτή τη συγκατάθεση: για νέες εγγραφές, μέσω της σελίδας προφίλ, μέσω των δικών σας συστημάτων και για επαφές που προέρχονται από άλλη πλατφόρμα.

Για περισσότερες διευκρινίσεις σχετικά με την ίδια την πολιτική συγκατάθεσης, δείτε τις Ρυθμίσεις tracking.

Γιατί απαιτείται ξεχωριστή συγκατάθεση για το open tracking;

Όποιος εγγράφεται για να λαμβάνει τα email σας, δίνει συγκατάθεση για τη λήψη email. Το open tracking είναι ένας ξεχωριστός σκοπός: η καταγραφή του εάν και πότε κάποιος ανοίγει ένα email. Σε ορισμένες χώρες, όπως η Γαλλία και η Ιταλία, απαιτείται ξεχωριστή συγκατάθεση για αυτό. Το αν θα ενεργοποιήσετε την πολιτική συγκατάθεσης open tracking το αποφασίζετε εσείς, με βάση τις χώρες στις οποίες δραστηριοποιείστε και τη δική σας νομική εκτίμηση. Δείτε τις Ρυθμίσεις tracking.

Εάν ενεργοποιήσετε την πολιτική, η επαφή αποκτά τη δυνατότητα να λαμβάνει email χωρίς tracking pixel. Αυτή είναι μια έγκυρη επιλογή. Αυτές οι επαφές λαμβάνουν κανονικά τις καμπάνιες σας. Εάν θέλετε παρ' όλα αυτά να μετράτε την απόδοση των email σας, ζητάτε συγκατάθεση με τους τρόπους που περιγράφονται παρακάτω.

Οι τρεις τιμές και η πηγή μιας επιλογής

Κάθε επαφή διαθέτει ένα πεδίο open tracking consent με μία από τρεις τιμές: Yes, No ή Not set. Το αρχείο καταγραφής συγκατάθεσης (consent log) στην καρτέλα της επαφής εμφανίζει για κάθε αλλαγή την ώρα (σε UTC), τη νέα τιμή, την πηγή της επιλογής και μια σύντομη σημείωση.

Η πηγή της επιλογής δεν είναι το ίδιο με την πηγή της ίδιας της επαφής (δείτε Σχετικά με τις πηγές). Για τη συγκατάθεση, το Flexmail αναγνωρίζει έξι σταθερές πηγές: φόρμα opt-in, καμπάνια, σελίδα προφίλ, API, εισαγωγή και χειροκίνητα.

Ισχύουν πάντα δύο κανόνες:

• Ένα ρητό "No" δεν μπορεί να αντικατασταθεί από εισαγωγή, κλήση API ή άλλη εξωτερική πηγή. Μόνο ο ίδιος ο παραλήπτης μπορεί να το αλλάξει.
• Μια κενή τιμή δεν αντικαθιστά ποτέ ένα υπάρχον "Yes" ή "No". Μια κενή τιμή δεν αποτελεί δήλωση επιλογής.

Τρόποι συλλογής συγκατάθεσης

1. Μέσω της φόρμας opt-in (νέες εγγραφές)

Μόλις ενεργοποιήσετε την πολιτική συγκατάθεσης, το Flexmail προσθέτει αυτόματα ένα πλαίσιο επιλογής για tracking consent στις φόρμες opt-in που φιλοξενούνται στο Flexmail, με βάση τη βέλτιστη δυνατή προσπάθεια. Οι φόρμες που δημιουργείτε στη συνέχεια αποκτούν το πλαίσιο επιλογής αμέσως. Δεν χρειάζεται να κάνετε κάτι εσείς. Το πλαίσιο επιλογής δεν εμφανίζεται όσο το open tracking είναι απενεργοποιημένο, ακόμη και αν η πολιτική είναι ενεργή.

Το πλαίσιο επιλογής δεν είναι προεπιλεγμένο, δεν μπορείτε να το ορίσετε ως προεπιλεγμένο και δεν μπορείτε να το αφαιρέσετε όσο η πολιτική είναι ενεργή. Το κείμενο παρέχεται από το Flexmail και δεν τροποποιείται:

Ενημερώστε μας όταν ανοίγετε τα email μας Χρησιμοποιούμε μια μικρή, αόρατη εικόνα μέσα στο email (γνωστή και ως tracking pixel) για να βλέπουμε την ημερομηνία και την ώρα που το ανοίγετε. Αυτό μας βοηθά να κατανοήσουμε ποια email είναι χρήσιμα για εσάς. Είναι προαιρετικό: εάν δεν το επιλέξετε, θα λαμβάνετε κανονικά τα email μας, αλλά χωρίς αυτή την παρακολούθηση.

Όποιος εγγράφεται χωρίς να επιλέξει το πλαίσιο, προστίθεται κανονικά ως επαφή, με το open tracking consent στο "No". Ένα επιλεγμένο πλαίσιο δίνει την τιμή "Yes". Και οι δύο επιλογές λαμβάνουν ως πηγή τη "φόρμα opt-in".

Υπάρχουσα επαφή που εγγράφεται ξανά

Εάν μια επαφή που υπάρχει ήδη εγγραφεί ξανά μέσω μιας φόρμας opt-in, πρέπει να επιβεβαιώσει ξανά την εγγραφή μέσω του email επιβεβαίωσης. Μέχρι αυτή την επιβεβαίωση, η τρέχουσα τιμή, η συμπεριφορά του pixel και το consent log παραμένουν αμετάβλητα.

• Η τιμή μπορεί να αλλάξει από "Yes" σε "No" και από "No" σε "Yes". Μια επαφή με "Yes" που δεν επιλέγει το πλαίσιο σε μια νέα εγγραφή, λαμβάνει επομένως "No".
• Δημιουργείται νέα καταχώριση στο αρχείο καταγραφής μόνο εάν η τιμή διαφέρει από την τρέχουσα τιμή.
• Η τιμή δεν επιστρέφει ποτέ στο "Not set". Μια εγγραφή χωρίς πληροφορίες για το πλαίσιο επιλογής αφήνει την τρέχουσα τιμή αμετάβλητη.

Φόρμα που έχετε αντιγράψει στον δικό σας ιστότοπο

Έχετε αντιγράψει το HTML μιας φόρμας στον δικό σας ιστότοπο, ξεχωριστά από το script; Τότε πρόκειται για αντίγραφο της φόρμας όπως ήταν τη στιγμή της αντιγραφής. Το αντίγραφο δεν ακολουθεί μεταγενέστερες αλλαγές της πολιτικής σας. Εάν θέλετε το πλαίσιο επιλογής σε αυτό το αντίγραφο, αντιγράψτε ξανά τον κώδικα της φόρμας αφού ενεργοποιήσετε την πολιτική.

Οι εγγραφές μέσω ενός τέτοιου αντιγράφου υποβάλλονται σε επεξεργασία με τον ίδιο τρόπο όπως όλες οι άλλες: εάν η εγγραφή περιέχει τιμή για το tracking consent, το Flexmail την επεξεργάζεται. Εάν δεν περιέχει τιμή, μια νέα επαφή λαμβάνει "Not set" και μια υπάρχουσα επαφή διατηρεί την τρέχουσα τιμή της. Σε αυτή την περίπτωση δεν καταγράφεται άρνηση.

2. Μέσω της σελίδας προφίλ (αυτοδιαχείριση από τον παραλήπτη)

Τα email με το προεπιλεγμένο υποσέλιδο του Flexmail, στο οποίο υπάρχει ο σύνδεσμος διαγραφής ή ο σύνδεσμος προφίλ, περιέχουν έναν σύνδεσμο "Διαχείριση προτιμήσεων παρακολούθησης". Ο σύνδεσμος ανοίγει τη σελίδα προφίλ του παραλήπτη. Εκεί ο παραλήπτης επιλέγει εάν θέλει να λαμβάνει email με ή χωρίς open tracking. Η άρνηση δεν επηρεάζει τη λήψη των email. Δείτε παρακάτω την ενότητα για τη σελίδα προφίλ του παραλήπτη.

3. Μέσω του API ή του Zapier (τα δικά σας συστήματα)

Εάν διαχειρίζεστε τις επαφές σας σε ένα CRM ή σε δική σας φόρμα, διαβιβάζετε τη συγκατάθεση μέσω του API:

• Contact API: τα endpoints για δημιουργία, ενημέρωση και ανάγνωση υποστηρίζουν το πεδίο με τις τιμές Yes, No και Not set. Πρέπει να συμπεριλάβετε μια χρονική σήμανση (timestamp). Το Flexmail τη διατηρεί ως τη δηλωθείσα αρχική ημερομηνία και σημειώνει ξεχωριστά πότε ελήφθη το αίτημα. Μια χρονική σήμανση στο μέλλον ή πριν από την ύπαρξη της επαφής απορρίπτεται.
• Opt-in API: μπορείτε να συμπεριλάβετε μια προαιρετική παράμετρο για το tracking consent. Επειδή η κλήση ενεργοποιεί ένα email επιβεβαίωσης double opt-in, η επιλογή καταγράφεται και λαμβάνει χρονική σήμανση μόνο όταν η επαφή επιβεβαιώσει. Εάν παραλείψετε την παράμετρο, μια νέα επαφή λαμβάνει "Not set" και όχι "No", καθώς το API δεν εγγυάται ότι η επαφή ερωτήθηκε ποτέ για το tracking. Αποθηκεύστε εσείς το κείμενο της φόρμας που δείξατε στην επαφή.
• Κανόνες: το "No" εφαρμόζεται πάντα και ισχύει ως ρητή ανάκληση. Ένα "Yes" για μια επαφή με υπάρχον "No" απορρίπτεται. Η αποστολή "Not set" πάνω από ένα υπάρχον "Yes" ή "No" απορρίπτεται. Ένα μη έγκυρο αίτημα επιστρέφει σαφές μήνυμα σφάλματος.
• Πηγή: κάθε αλλαγή μέσω του API λαμβάνει ως πηγή το "API". Δεν μπορείτε να ορίσετε αυτή την πηγή μόνοι σας. Οι συνδέσεις μέσω Zapier καταγράφονται επίσης ως "API".
• Webhooks: το Flexmail στέλνει σε κάθε αλλαγή της συγκατάθεσης ένα συμβάν webhook με την προηγούμενη τιμή, τη νέα τιμή, την ώρα και την πηγή.
• Το API διατηρεί τιμές ακόμη και αν η πολιτική δεν είναι ενεργή ή το open tracking είναι απενεργοποιημένο. Ένα "Yes" ή "Not set" ενεργοποιείται μόνο όταν η πολιτική γίνει ενεργή, ενώ ένα ρητό "No" λειτουργεί αμέσως εφόσον το open tracking είναι ενεργοποιημένο.

Υπάρχουσες επαφές από άλλη πλατφόρμα

Εάν εισάγετε επαφές που έχουν ήδη δώσει συγκατάθεση παρακολούθησης αλλού, μπορείτε να συμπεριλάβετε αυτή τη συγκατάθεση στην εισαγωγή.

Τι μπορεί και τι δεν μπορεί να επικυρώσει το Flexmail

Το Flexmail δεν μπορεί να επαληθεύσει την εγκυρότητα της συγκατάθεσης που συλλέχθηκε εξωτερικά. Εάν δηλώσετε ότι υπάρχει συγκατάθεση, αναλαμβάνετε ως διαχειριστής λογαριασμού την ευθύνη ότι αυτή η συγκατάθεση είναι ορθή και αποδείξιμη. Το Flexmail καταγράφει την εισαγωγή ως πηγή, αλλά δεν μπορεί να ελέγξει το περιεχόμενο ή την εγκυρότητά της.

Πώς να συμπεριλάβετε τη συγκατάθεση κατά την εισαγωγή

Κατά την εισαγωγή ενός αρχείου επαφών, μπορείτε να δηλώσετε το tracking consent με δύο τρόπους. Το Flexmail επεξεργάζεται το πεδίο συγκατάθεσης πάντα, ακόμη και αν η πολιτική συγκατάθεσης είναι ανενεργή ή το open tracking απενεργοποιημένο.

Μέσω στήλης συγκατάθεσης στο αρχείο σας.

Αντιστοιχίστε τη στήλη κατά τη σύνδεση πεδίων στο πεδίο "Open tracking consent". Θα το βρείτε στα πεδία επαφής. Η επεξεργασία ανά γραμμή λειτουργεί ως εξής:

• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε "Yes", "No" και "Not set", με κεφαλαία ή πεζά γράμματα. Τα κενά διαστήματα πριν ή μετά την τιμή δεν λαμβάνονται υπόψη.
• Ένα κενό κελί δεν αποτελεί τιμή: μια νέα επαφή ξεκινά με "Not set" και μια υπάρχουσα επαφή διατηρεί τη συγκατάθεσή της. Δεν λαμβάνετε μήνυμα σφάλματος για αυτό.
• Οποιαδήποτε άλλη τιμή εκτός από "Yes", "No" ή "Not set" απορρίπτει ολόκληρη τη γραμμή. Η επαφή δεν δημιουργείται ούτε ενημερώνεται. Η γραμμή καταγράφεται στο αρχείο σφαλμάτων της εισαγωγής, μαζί με την τιμή από το αρχικό σας αρχείο. Οι υπόλοιπες γραμμές εισάγονται κανονικά.
• Το "Yes" ή το "No" ορίζεται για μια επαφή με "Not set". Το "No" ορίζεται επίσης για μια επαφή με "Yes". Μια τιμή που είναι ίδια με την τρέχουσα συγκατάθεση δεν αλλάζει τίποτα.
• Το "Yes" για μια επαφή με ρητό "No", καθώς και το "Not set" για μια επαφή με "Yes" ή "No", δεν εφαρμόζονται. Η συγκατάθεση παραμένει ως έχει. Το υπόλοιπο μέρος της γραμμής εισάγεται κανονικά και η γραμμή υπολογίζεται ως εισαχθείσα.
• Εάν η ίδια επαφή υπάρχει σε πολλές γραμμές με διαφορετικές τιμές, υπερισχύει το "No".

Μέσω του ειδικού βήματος εισαγωγής.

Εάν δεν έχετε αντιστοιχίσει στήλη συγκατάθεσης, το Flexmail εμφανίζει ένα ξεχωριστό βήμα στον οδηγό εισαγωγής, μετά το βήμα για την πηγή και τη γλώσσα και πριν από το βήμα για τα ενδιαφέροντα. Το βήμα εμφανίζεται ακόμη και αν η πολιτική συγκατάθεσης είναι ανενεργή. Σε αυτή την περίπτωση υπάρχει μια επιπλέον σημείωση ότι η πολιτική δεν είναι ακόμη ενεργή. Επιλέγετε μία από δύο επιλογές:

• Εισαγωγή χωρίς tracking consent (προεπιλογή): μια νέα επαφή ξεκινά με "Not set" και μια υπάρχουσα επαφή διατηρεί τη συγκατάθεσή της.
• Εισαγωγή με tracking consent: διαθέσιμη μόνο εάν επιβεβαιώσετε ρητά ότι υπάρχει έγκυρη, τεκμηριωμένη συγκατάθεση εκτός του Flexmail και ότι το Flexmail δεν μπορεί να την επικυρώσει. Όλες οι επαφές στο αρχείο που δεν έχουν ήδη ρητό "No", ορίζονται σε "Yes". Μια επαφή με ρητό "No" το διατηρεί.

Τι βλέπετε μετά την εισαγωγή

Μετά την ανάλυση, το Flexmail εμφανίζει πόσες επαφές έχουν μη έγκυρη τιμή συγκατάθεσης. Αυτές οι επαφές περιλαμβάνονται στον αριθμό των μη έγκυρων επαφών και στο αρχείο που μπορείτε να κατεβάσετε.

Μόλις ολοκληρωθούν η εισαγωγή και η διαγραφή των ιστορικών δεδομένων ανοίγματος, λαμβάνετε το email αναφοράς "Your import is ready". Σε αυτό αναφέρονται:

• στο πλαίσιο "Warnings and errors": πόσες γραμμές έχουν μη έγκυρη τιμή συγκατάθεσης (περιλαμβάνονται επίσης στο σύνολο των γραμμών με μη έγκυρα δεδομένα και στην επιλογή "Download all rows with invalid data")
• σε ένα πλαίσιο "Open tracking consent": πόσες νέες επαφές δημιουργήθηκαν με "Not set", πόσες επαφές ορίστηκαν σε "Yes", πόσες επαφές διατήρησαν το "No" τους και πόσες επαφές κατέληξαν σε "No", με οριστική διαγραφή των ιστορικών δεδομένων ανοίγματός τους

Μια γραμμή εμφανίζεται μόνο εάν ο αριθμός είναι μεγαλύτερος από 0.

Κάθε αλλαγή συγκατάθεσης μέσω της εισαγωγής λαμβάνει μια γραμμή στο consent log με πηγή "Import". Η σημείωση είναι "Imported via consent column" σε μη κενή τιμή από αντιστοιχισμένη στήλη (ακόμη και "Not set"), "Bulk import confirmation" στην επιλογή "Εισαγωγή με tracking consent" και "Imported without consent confirmation" σε κενό κελί ή όταν δεν έχει αντιστοιχιστεί στήλη συγκατάθεσης.

Τι εισάγετε για υπάρχουσες επαφές: "Yes", "No" ή "Not set";

Η επιλογή μεταξύ "Yes", "No" και "Not set" κατά την εισαγωγή δεν είναι ουδέτερη. Έχει άμεσες συνέπειες στον τρόπο με τον οποίο το Flexmail διαχειρίζεται τα ιστορικά δεδομένα ανοίγματος και στη νομική σας θέση.

Η εισαγωγή του "Yes" σημαίνει ότι δηλώνετε πως αυτές οι επαφές έχουν δώσει αποδείξιμα συγκατάθεση για open tracking. Αυτό ευσταθεί νομικά μόνο εάν έχετε πράγματι συλλέξει, τεκμηριώσει και μπορείτε να αποδείξετε αυτή τη συγκατάθεση.

Η εισαγωγή του "Not set" σημαίνει ότι δεν υπάρχει ιστορικό συγκατάθεσης. Οι επαφές με "Not set" δεν λαμβάνουν tracking pixel όσο η πολιτική είναι ενεργή, αλλά τα ιστορικά δεδομένα ανοίγματός τους δεν διαγράφονται.

Η εισαγωγή του "No" σημαίνει την καταγραφή μιας ρητής άρνησης. Οι επαφές με "No" δεν λαμβάνουν pixel και τα ιστορικά τους συμβάντα ανοίγματος διαγράφονται οριστικά. Αυτή είναι η πιο ριζική επιλογή, αλλά και η πιο διαφανής εάν δεν ζητήθηκε ποτέ συγκατάθεση.

Πότε να εξετάσετε την εισαγωγή του "No";

Εάν έχετε επαφές στη Γαλλία ή την Ιταλία τις οποίες δεν ενημερώσατε ποτέ για το open tracking, ή εάν η μεταβατική περίοδος έχει παρέλθει χωρίς να αναλάβετε δράση, τα ιστορικά δεδομένα ανοίγματος αυτών των επαφών βρίσκονται σε αδύναμη νομική βάση. Σε αυτή την περίπτωση, η εισαγωγή με "No" είναι η πιο ειλικρινής επιλογή: αναγνωρίζετε ότι δεν υπήρχε έγκυρη συγκατάθεση και διαγράφετε τα δεδομένα που συλλέχθηκαν χωρίς αυτή τη συγκατάθεση.

Πρόκειται για μια σημαντική απόφαση, καθώς αυτή η διαγραφή είναι μη αναστρέψιμη.

Συμπερίληψη συγκατάθεσης σε εξαγωγή

Κάθε εξαγωγή επαφών περιλαμβάνει αυτόματα το πεδίο open tracking consent (Yes / No / Not set) και την ημερομηνία δημιουργίας της επαφής στο Flexmail. Δεν χρειάζεται να ρυθμίσετε κάτι για αυτό. Τα ονόματα των στηλών και οι τιμές αντιστοιχούν στο αρχείο εισαγωγής. Έτσι βλέπετε ποιος έχει δώσει συγκατάθεση, ποιος έχει αρνηθεί και για ποιον δεν υπάρχει ακόμη γνωστή επιλογή.

Λίστα ελέγχου: είμαι έτοιμος για συμμόρφωση σχετικά με το open tracking consent;

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ως οδηγό. Κάθε βήμα είναι μια ενέργεια που μπορείτε να ολοκληρώσετε πριν από την προθεσμία.

• ☐ Η πολιτική συγκατάθεσης open tracking είναι ενεργοποιημένη στις Ρυθμίσεις > Tracking
• ☐ Οι φόρμες opt-in μου περιέχουν το πλαίσιο επιλογής για tracking consent (αυτό γίνεται αυτόματα κατά την ενεργοποίηση σε μια τυπική φόρμα opt-in, αλλά καλό είναι να το ελέγξετε στη συνέχεια και στον ιστότοπό σας)
• ☐ Κατανοώ ότι οι επαφές που δεν κάνουν επιλογή παραμένουν στο "Not set" και δεν λαμβάνουν tracking pixel
• ☐ Έχω ελέγξει εάν οι επαφές που προστέθηκαν μέσω εισαγωγής έχουν ρυθμιστεί σωστά

Επόμενα βήματα

• Πώς διαβάζω τα στατιστικά μου όταν η πολιτική συγκατάθεσης είναι ενεργή;: πώς αλλάζουν τα open rates, το ποσοστό κλικ και το CTOR
• Ρυθμίσεις tracking: επισκόπηση των ρυθμίσεων και των συνδυασμών τους

Σχετικά άρθρα

Γενικές πληροφορίες

• Open tracking consent: τι αλλάζει και γιατί;

Πώς ακριβώς το κάνω;

• Προσθήκη επαφών