Σχετικά με τις πηγές
Μια πηγή σάς δείχνει πώς κατέληξε μια επαφή στη βάση δεδομένων σας. Είναι ένα υποχρεωτικό πεδίο για κάθε επαφή στο Flexmail και δεν είναι απλώς μια διαχειριστική λεπτομέρεια. Βάσει του GDPR, πρέπει να μπορείτε να αποδείξετε από πού προέρχονται τα προσωπικά δεδομένα μιας επαφής, εάν ασκήσει ποτέ το δικαίωμα πρόσβασής της.
Πώς αντιστοιχίζονται οι πηγές
Μέσω φόρμας opt-in
Όταν μια επαφή εγγράφεται μέσω μιας από τις φόρμες opt-in σας, το Flexmail αποθηκεύει αυτόματα το όνομα αυτής της φόρμας ως την πηγή της επαφής. Δεν απαιτείται καμία ενέργεια από εσάς.
Μέσω εισαγωγής
Σε κάθε εισαγωγή, σας ζητείται να ορίσετε μια πηγή για τις επαφές αυτού του αρχείου. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα πηγή ή να δημιουργήσετε μια νέα. Χρησιμοποιήστε ένα όνομα με σαφές νόημα και δυνατότητα εντοπισμού. Κάτι όπως "Εξαγωγή αρχείου πελατών 2025-03" ή "Εμπορική έκθεση Βρυξέλλες 2025" είναι πολύ πιο χρήσιμο από μια γενική ετικέτα.
Μη αυτόματη προσθήκη
Όταν προσθέτετε μια επαφή με μη αυτόματο τρόπο, αντιστοιχίζετε μια πηγή κατά τη δημιουργία της. Αυτό είναι ένα καλό σημείο για να καταγράψετε το συγκεκριμένο πλαίσιο, για παράδειγμα "Λίστα εγγραφών εκδήλωσης XYZ" ή "Προσωπικό αίτημα σε συνέδριο."
Μπορούν οι επαφές να δουν την πηγή τους;
Όχι. Οι πηγές αφορούν αποκλειστικά το εσωτερικό του λογαριασμού σας. Οι επαφές δεν τις βλέπουν ποτέ. Υπάρχουν για να σας βοηθούν να παρακολουθείτε την προέλευση των δεδομένων σας για το δικό σας αρχείο και για τη συμμόρφωση με τον GDPR.
Μια επαφή μπορεί να έχει πολλές πηγές
Εάν το ίδιο άτομο εγγραφεί μέσω μιας φόρμας opt-in και αργότερα εισαχθεί ξανά από ένα αρχείο πελατών, προστίθενται και οι δύο πηγές στο προφίλ του. Οι πηγές δεν αντικαθίστανται ποτέ, αλλά συσσωρεύονται. Αυτό σας δίνει μια πλήρη εικόνα όλων των σημείων επαφής μέσω των οποίων κατέληξε μια επαφή στη βάση δεδομένων σας.
GDPR Εάν μια επαφή υποβάλει αίτημα πρόσβασης βάσει του GDPR, είστε υποχρεωμένοι να της αναφέρετε ποια προσωπικά δεδομένα διατηρείτε και από πού προήλθαν. Το πεδίο των πηγών είναι ακριβώς το σημείο όπου βρίσκεται αυτή η πληροφορία. Διατηρείτε τα ονόματα των πηγών σας σαφή και ιχνηλάσιμα.
Πηγή μιας επαφής και πηγή μιας επιλογής open tracking consent
Η πηγή μιας επαφής δείχνει από πού προέρχεται η επαφή, για παράδειγμα από μια φόρμα ή μια εισαγωγή. Αυτό είναι διαφορετικό στοιχείο από την πηγή της επιλογής στο αρχείο καταγραφής συγκατάθεσης (consent log) του open tracking consent (Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import ή Manual). Αυτή την τελευταία την καταγράφει αυτόματα το Flexmail τη στιγμή που δηλώνεται μια επιλογή.
Αποφυγή συνηθισμένων λαθών
Χρήση γενικών ονομάτων πηγής
Μια πηγή με το όνομα "Εισαγωγή" ή "Ιστότοπος" δεν θα σας προσφέρει καμία χρήσιμη πληροφορία μετά από έξι μήνες. Μια πηγή με το όνομα "Εγγραφή στο newsletter μέσω αρχικής σελίδας Q1 2025" δείχνει ακριβώς από πού προήλθαν αυτές οι επαφές. Αφιερώστε λίγο χρόνο ώστε να είστε συγκεκριμένοι όταν δημιουργείτε ονόματα πηγών.
Μη καταγραφή των επαφών που προστέθηκαν με μη αυτόματο τρόπο
Όταν προσθέτετε μια επαφή μετά από ένα τηλεφώνημα, μια συνάντηση ή ένα προσωπικό αίτημα, καταγράψτε την αμέσως με μια συγκεκριμένη πηγή. Οι ασαφείς ή απούσες πηγές σε επαφές που προστέθηκαν με μη αυτόματο τρόπο αποτελούν συχνό αδύναμο σημείο ως προς τον GDPR, επειδή δεν μπορείτε να αποδείξετε την προέλευση των δεδομένων αυτής της επαφής.
Υπόθεση ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε πηγές
Οι πηγές προστίθενται στις επαφές και αποτελούν μέρος του αρχείου καταγραφής ελέγχου για τον GDPR. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να αλλάξετε εκ των υστέρων την πηγή που αντιστοιχίστηκε σε μια προηγούμενη εισαγωγή. Φροντίστε να την ορίσετε σωστά από την αρχή κατά την εισαγωγή.
Επόμενα βήματα
- Διαβάστε το άρθρο "Προσθήκη επαφών" για να δείτε πώς αντιστοιχίζονται οι πηγές κατά τη διαδικασία εισαγωγής.
- Διαβάστε το άρθρο "Νόμιμα αποκτηθέντα δεδομένα" για μια πλήρη εξήγηση των υποχρεώσεων του GDPR σχετικά με τα δεδομένα επαφών.
- Διαβάστε το άρθρο "Επαφές στο Flexmail" για μια επισκόπηση όλων των δεδομένων που αποθηκεύονται σε μια επαφή.