Σχετικά με τις πηγές
Μια πηγή σας λέει πώς μια επαφή κατέληξε στη βάση δεδομένων σας. Είναι ένα απαιτούμενο πεδίο για κάθε επαφή στο
Flexmail, και δεν είναι απλώς μια διαχειριστική λεπτομέρεια. Σύμφωνα με το GDPR, πρέπει να μπορείτε να δείξετε από πού προέρχονται τα προσωπικά δεδομένα μιας επαφής εάν ασκήσει ποτέ το δικαίωμα πρόσβασής της.
Πώς αντιστοιχίζονται οι πηγές
Μέσω φόρμας opt-in
Όταν μια επαφή εγγράφεται μέσω μιας από τις φόρμες opt-in σας, το Flexmail αποθηκεύει αυτόματα το όνομα αυτής της φόρμας ως πηγή της επαφής. Δεν απαιτείται καμία ενέργεια από εσάς.
Μέσω εισαγωγής
Κατά τη διάρκεια κάθε εισαγωγής, σας ζητείται να καθορίσετε μια πηγή για τις επαφές σε αυτό το αρχείο. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα πηγή ή να δημιουργήσετε μια νέα. Χρησιμοποιήστε ένα όνομα που είναι ουσιαστικό και ιχνηλατήσιμο. Κάτι σαν "Εξαγωγή αρχείου πελατών 2025-03" ή "Εμπορική έκθεση Βρυξέλλες 2025" είναι πολύ πιο χρήσιμο από μια γενική ετικέτα.
Προστέθηκε χειροκίνητα
Όταν προσθέτετε μια επαφή χειροκίνητα, αντιστοιχείτε μια πηγή κατά τη δημιουργία. Αυτό είναι ένα καλό μέρος για να καταγράψετε το συγκεκριμένο πλαίσιο, για παράδειγμα "Φύλλο εγγραφής εκδήλωσης XYZ" ή "Προσωπικό αίτημα στο συνέδριο."
Μπορούν οι επαφές να δουν την πηγή τους;
Όχι. Οι πηγές είναι εσωτερικές στον λογαριασμό σας. Οι επαφές δεν τις βλέπουν ποτέ. Υπάρχουν για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την προέλευση των δεδομένων σας για τα δικά σας αρχεία και για συμμόρφωση με το GDPR.
Μια επαφή μπορεί να έχει πολλαπλές πηγές
Εάν το ίδιο άτομο εγγραφεί μέσω μιας φόρμας opt-in και αργότερα εισαχθεί ξανά από ένα αρχείο πελατών, και οι δύο πηγές προστίθενται στο προφίλ του. Οι πηγές δεν αντικαθίστανται ποτέ· συσσωρεύονται. Αυτό σας δίνει μια πλήρη εικόνα όλων των σημείων επαφής μέσω των οποίων μια επαφή ήρθε στη βάση δεδομένων σας.
GDPR Εάν μια επαφή υποβάλει αίτημα δικαιώματος πρόσβασης βάσει του GDPR, υποχρεούστε να της πείτε ποια προσωπικά δεδομένα κατέχετε και από πού προήλθαν. Το πεδίο πηγών σας είναι ακριβώς εκεί που υπάρχει αυτή η πληροφορία. Διατηρήστε τα ονόματα των πηγών σας σαφή και ιχνηλατήσιμα.
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε
Χρήση γενικών ονομάτων πηγής
Μια πηγή με το όνομα "Εισαγωγή" ή "Ιστότοπος" δεν σας λέει τίποτα χρήσιμο έξι μήνες αργότερα. Μια πηγή με το όνομα "Εγγραφή newsletter μέσω αρχικής σελίδας Q1 2025" σας λέει ακριβώς από πού προήλθαν αυτές οι επαφές. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να είστε συγκεκριμένοι όταν δημιουργείτε ονόματα πηγής.
Μη καταγραφή χειροκίνητων προσθηκών επαφών
Όταν προσθέτετε μια επαφή μετά από ένα τηλεφώνημα, συνάντηση ή προσωπικό αίτημα, καταγράψτε την αμέσως με μια συγκεκριμένη πηγή. Οι ασαφείς ή απούσες πηγές σε χειροκίνητα προστιθέμενες επαφές είναι ένα συχνό αδύναμο σημείο GDPR, καθώς δεν μπορείτε να αποδείξετε την προέλευση των δεδομένων αυτής της επαφής.
Υπόθεση ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε πηγές
Οι πηγές προσαρτώνται στις επαφές και είναι μέρος του ίχνους ελέγχου GDPR σας. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να αλλάξετε αναδρομικά την πηγή που έχει αντιστοιχιστεί σε μια προηγούμενη εισαγωγή. Κάντε το σωστά κατά τον χρόνο εισαγωγής.
Επόμενα βήματα
- Διαβάστε "Προσθήκη επαφών" για να δείτε πώς αντιστοιχίζονται οι πηγές κατά τη διαδικασία εισαγωγής
- Διαβάστε "Δικαίως ληφθέντα δεδομένα" για μια πλήρη εξήγηση των υποχρεώσεων GDPR γύρω από τα δεδομένα επαφής
- Διαβάστε "Από τι αποτελείται μια επαφή;" για μια επισκόπηση όλων των δεδομένων που αποθηκεύονται σε μια επαφή
Σχετικά άρθρα
Τι άλλο υπάρχει να μάθω για το Flexmail;
Πώς να το κάνω ακριβώς αυτό στον λογαριασμό μου;