Νομίμως ληφθέντα δεδομένα
Πριν εισάγετε επαφές στο Flexmail, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε νομικό δικαίωμα να τις αποθηκεύσετε και να τους αποστείλετε email. Αυτό δεν είναι απλά απαίτηση του Flexmail. Είναι υποχρέωση GDPR. Κατά κάθε εισαγωγή, το Flexmail σας ζητά να το επιβεβαιώσετε ρητά.
Τι θεωρείται νομίμως ληφθέντα δεδομένα;
Σύμφωνα με το GDPR, χρειάζεστε έγκυρη νομική βάση για επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Για email marketing, οι πιο συνηθισμένες βάσεις είναι:
- Συναίνεση: η επαφή σας έδωσε ενεργά άδεια να της αποστέλλετε email, για παράδειγμα συμπληρώνοντας φόρμα opt-in
- Έννομο συμφέρον: έχετε γνήσιο επιχειρηματικό λόγο να επικοινωνήσετε με το άτομο, και το συμφέρον του να μην επικοινωνήσετε δεν υπερισχύει του δικού σας. Αυτό ισχύει πιο στενά από ό,τι υποθέτουν πολλοί.
- Συμβατική αναγκαιότητα: η αποστολή email στην επαφή είναι απαραίτητη για εκπλήρωση σύμβασης μαζί της, όπως αποστολή επιβεβαίωσης παραγγελίας ή ενημέρωσης υπηρεσίας
Επαφές από φόρμες opt-in
Επαφές που εγγράφονται μέσω φόρμας opt-in Flexmail έχουν δώσει τεκμηριωμένη, διπλά επιβεβαιωμένη συναίνεση. Τα δεδομένα τους λαμβάνονται πάντα νόμιμα. Το Flexmail χειρίζεται αυτόματα τη διαδικασία επιβεβαίωσης.
Τι δεν πρέπει να εισάγετε
- Αγορασμένες λίστες επαφών
- Διευθύνσεις email που αντλήθηκαν αυτόματα από ιστότοπους
- Επαφές που εγγράφηκαν στις επικοινωνίες διαφορετικής οργάνωσης
- Παλιές λίστες όπου η συναίνεση συλλέχθηκε υπό διαφορετικούς όρους ή μέσω διαφορετικού brand
GDPR Το Άρθρο 6 GDPR ορίζει τις νομικές βάσεις επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων. Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν συγκεκριμένη λίστα πληροί τις προϋποθέσεις, συμβουλευτείτε το gdpr-info.eu/art-6-gdpr/ ή αναζητήστε νομική συμβουλή. Το Flexmail δεν μπορεί να αξιολογήσει εάν τα συγκεκριμένα δεδομένα σας αποκτήθηκαν νόμιμα. Αυτή είναι δική σας ευθύνη ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων.
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε
Υπόθεση ότι παλιά συναίνεση εξακολουθεί να ισχύει
Η συναίνεση που συλλέχθηκε χρόνια πριν υπό ασαφείς όρους, όπως "Συμφωνώ να λαμβάνω επικοινωνίες από τους συνεργάτες μας", είναι απίθανο να πληροί την απαίτηση GDPR για συγκεκριμένη, ενημερωμένη και ελεύθερα δοθείσα συναίνεση. Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν παλιά συναίνεση εξακολουθεί να ισχύει, είναι ασφαλέστερο να εκτελέσετε καμπάνια επανεπιβεβαίωσης πριν εισάγετε.
Υπερβολική εξάρτηση από το έννομο συμφέρον
Το έννομο συμφέρον συχνά αναφέρεται ως βάση για αποστολή email σε άτομα που δεν εγγράφηκαν ρητά. Στην πράξη, το GDPR απαιτεί να διενεργείτε δοκιμή εξισορρόπησης που να δείχνει ότι το συμφέρον σας υπερισχύει γνησίως των δικαιωμάτων απορρήτου της επαφής. Για ψυχρό marketing email, αυτός ο πήχης σπάνια ικανοποιείται. Όταν αμφιβάλλετε, χρησιμοποιήστε συναίνεση.
Εισαγωγή αγορασμένης λίστας χωρίς έλεγχο
Οι αγορασμένες λίστες σχεδόν ποτέ δεν πληρούν τις απαιτήσεις συναίνεσης GDPR. Οι επαφές έδωσαν τα δεδομένα τους σε διαφορετική οργάνωση για διαφορετικούς σκοπούς. Η αποστολή email σε αυτές σας θέτει σε παράβαση και συνήθως δημιουργεί υψηλά ποσοστά παραπόνων, τα οποία βλάπτουν άμεσα τη φήμη αποστολής σας.
Ζητήματα GDPR
Ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων, είστε υπεύθυνοι για τη νομιμότητα των δεδομένων που εισάγετε στο Flexmail. Το Flexmail επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα για λογαριασμό σας ως εκτελών την επεξεργασία, ενεργώντας υπό τους όρους της σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων. Η νομική βάση για επεξεργασία είναι δική σας να προσδιορίσετε και να τεκμηριώσετε.
Κρατήστε αρχείο με τον τρόπο και τη στιγμή που αποκτήσατε συναίνεση για κάθε ομάδα επαφών. Εάν ποτέ λάβετε αίτημα πρόσβασης υποκειμένου ή έλεγχο, αυτή η τεκμηρίωση είναι η απόδειξη συμμόρφωσής σας.
Επόμενα βήματα
- Διαβάστε "Προσθήκη επαφών" για την πλήρη διαδικασία εισαγωγής, συμπεριλαμβανομένου του βήματος επιβεβαίωσης συναίνεσης.
- Διαβάστε "Διαχείριση επαφών μαύρης λίστας" εάν χρειάζεται να εισάγετε προηγούμενα διαγεγραμμένους από άλλη πλατφόρμα.
- Διαβάστε "Σχετικά με πηγές" για να κατανοήσετε πώς να παρακολουθείτε την προέλευση των επαφών σας για σκοπούς GDPR.
Σχετικά άρθρα
Τι άλλο υπάρχει να γνωρίζετε για το Flexmail;
Πώς μπορώ να εφαρμόσω αυτό στον λογαριασμό μου;
Χρειάζεστε έμπνευση;