Ενημέρωση υπαρχουσών επαφών

Η βάση δεδομένων επαφών σας δεν χρειάζεται να είναι στατική. Όταν οι πληροφορίες των επαφών σας αλλάζουν, όπως η εταιρεία, οι προτιμήσεις ή η διεύθυνση email τους, μπορείτε να διατηρείτε το Flexmail ενημερωμένο με διάφορους τρόπους. Αυτό το άρθρο εξηγεί κάθε μέθοδο και περιγράφει πώς λειτουργεί η λογική ενημέρωσης.

Πριν ξεκινήσετε

Πριν ενημερώσετε επαφές μέσω εισαγωγής, ελέγξτε αν οι επικεφαλίδες των στηλών σας αντιστοιχούν στα ονόματα πεδίων ή στα placeholders του Flexmail. Μια λανθασμένη αντιστοίχιση είναι η πιο συνηθισμένη αιτία για δεδομένα που καταλήγουν σε λάθος σημείο.

Πώς μπορούν οι επαφές να ενημερώνονται μόνες τους

Οι επαφές μπορούν να ενημερώσουν τις δικές τους πληροφορίες μέσω:

• Της σελίδας προφίλ τους: μια προσωπική σελίδα όπου οι επαφές μπορούν να διαχειριστούν τα δημόσια ενδιαφέροντά τους. Μπορείτε να προσθέσετε σύνδεσμο προς αυτήν με το placeholder #update# στα email σας. Τα προσαρμοσμένα πεδία και άλλα στοιχεία επαφής δεν μπορούν να τροποποιηθούν σε αυτήν τη σελίδα.
• Μιας φόρμας: αν δημιουργήσετε μια φόρμα συνδεδεμένη με τη βάση δεδομένων επαφών και μοιραστείτε τον σύνδεσμο, οι επαφές μπορούν να ενημερώσουν τις πληροφορίες τους συμπληρώνοντάς την.

Όταν μια επαφή ενημερώνει τα δικά της στοιχεία, το Flexmail θεωρεί πάντα αυτά τα δεδομένα ως την πιο ακριβή έκδοση.

Πώς μπορείτε να ενημερώσετε επαφές εσείς

Μέσω εισαγωγής

Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να ενημερώσετε μεγάλο αριθμό επαφών ταυτόχρονα είναι μια νέα εισαγωγή. Όταν το Flexmail εντοπίζει μια διεύθυνση email που υπάρχει ήδη στον λογαριασμό σας, ενημερώνει τα δεδομένα αυτής της επαφής αντί να δημιουργήσει διπλότυπο.

Η λογική ενημέρωσης λειτουργεί ως εξής:

• Μια τιμή πεδίου ενημερώνεται μόνο αν το νέο αρχείο περιέχει μια διαφορετική, μη κενή τιμή για αυτό το πεδίο
• Αν μια στήλη είναι κενή ή λείπει από το αρχείο σας, η υπάρχουσα τιμή παραμένει αμετάβλητη
• Για πεδία πολλαπλής επιλογής, οι επιλεγμένες τιμές αντικαθίστανται από ό,τι περιέχει το νέο αρχείο
• Οι πηγές και τα ενδιαφέροντα δεν αντικαθίστανται ποτέ. Οι νέες τιμές προστίθενται στις υπάρχουσες

Στη σελίδα λεπτομερειών της επαφής

Ανοίξτε τη σελίδα λεπτομερειών μιας επαφής από την επισκόπηση επαφών και επεξεργαστείτε οποιοδήποτε πεδίο απευθείας. Οι αλλαγές εφαρμόζονται αμέσως.

Μέσω workflow

Τα workflows μπορούν να ενημερώνουν πεδία επαφής αυτόματα βάσει ενεργειών ή triggers. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα workflow που ενημερώνει ένα πεδίο "Τελευταία εκδήλωση που παρακολούθησε" όταν μια επαφή κάνει κλικ σε έναν σύνδεσμο εγγραφής.

Τι συμβαίνει με διπλότυπες διευθύνσεις email σε ένα αρχείο;

Αν η ίδια διεύθυνση email εμφανίζεται πάνω από μία φορά στο αρχείο εισαγωγής σας, το Flexmail επεξεργάζεται τις γραμμές με τη σειρά. Η πρώτη γραμμή ορίζει τις αρχικές τιμές και κάθε επόμενη γραμμή τις ενημερώνει σύμφωνα με την ίδια λογική όπως παραπάνω. Οι πηγές και τα ενδιαφέροντα από όλες τις γραμμές συγχωνεύονται. Η σύνοψη εισαγωγής εμφανίζει μια προειδοποίηση για διπλότυπες γραμμές, ώστε να είστε ενήμεροι.

Συνηθισμένα λάθη προς αποφυγή

Αντικατάσταση σωστών δεδομένων με κενές στήλες

Αν από το αρχείο ενημέρωσης λείπουν στήλες που δεν θέλετε να αλλάξετε, αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα. Το Flexmail δεν πειράζει αυτά τα πεδία. Αν όμως μια στήλη υπάρχει αλλά τα κελιά είναι κενά, και η υπάρχουσα επαφή έχει ήδη τιμή σε αυτό το πεδίο, το Flexmail αφήνει την υπάρχουσα τιμή αμετάβλητη επειδή η νέα τιμή είναι κενή. Μην συμπεριλαμβάνετε στήλες με κενές τιμές αν θέλετε να διαγράψετε το περιεχόμενο ενός πεδίου. Αυτό απαιτεί διαφορετική προσέγγιση.

Παράβλεψη του ότι τα πεδία πολλαπλής επιλογής αντικαθίστανται και δεν συγχωνεύονται

Σε αντίθεση με τα ενδιαφέροντα και τις πηγές, οι τιμές των πεδίων πολλαπλής επιλογής αντικαθίστανται από ό,τι περιέχει το νέο σας αρχείο. Αν μια επαφή έχει αυτήν τη στιγμή επιλεγμένο το "Bronze" σε ένα πεδίο βαθμίδας και το αρχείο ενημέρωσης το αφήνει κενό, η τιμή διαγράφεται. Συμπεριλάβετε την πλήρη επιθυμητή τιμή στο αρχείο ενημέρωσης.

Λανθασμένη αντιστοίχιση πεδίων κατά την επανεισαγωγή

Αν οι επικεφαλίδες των στηλών σας έχουν αλλάξει από την τελευταία εισαγωγή, ελέγξτε προσεκτικά το βήμα αντιστοίχισης. Μια στήλη που αντιστοιχίζεται αυτόματα σε λάθος πεδίο μπορεί να αντικαταστήσει σιωπηλά δεδομένα σε ολόκληρη τη λίστα επαφών σας.

Επόμενα βήματα

• Διαβάστε το άρθρο "Σύνδεση πεδίων βάσης δεδομένων" για έναν αναλυτικό οδηγό σχετικά με το βήμα αντιστοίχισης
• Διαβάστε το άρθρο "Διαχείριση των επαφών σας" για να δείτε πώς να επεξεργάζεστε μεμονωμένες επαφές από την επισκόπηση επαφών
• Διαβάστε το άρθρο "Σχετικά με τα workflows" αν θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις ενημερώσεις επαφών βάσει της συμπεριφοράς τους στις καμπάνιες