Ενημέρωση υπαρχουσών επαφών
Η βάση δεδομένων επαφών σας δεν χρειάζεται να είναι στατική. Καθώς αλλάζουν οι πληροφορίες των επαφών σας, όπως η εταιρεία, οι προτιμήσεις ή η διεύθυνση email τους, μπορείτε να διατηρείτε το Flexmail ενημερωμένο με διάφορους τρόπους. Αυτό το άρθρο εξηγεί κάθε μέθοδο και τον τρόπο λειτουργίας της λογικής ενημέρωσης.
Πριν ξεκινήσετε
Πριν ενημερώσετε επαφές μέσω εισαγωγής, βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες των στηλών σας αντιστοιχούν στα ονόματα πεδίων ή τα placeholders του Flexmail. Μια εσφαλμένη αντιστοίχιση είναι η πιο συνηθισμένη αιτία δεδομένων που καταλήγουν στο λάθος μέρος.
Πώς μπορούν οι επαφές να ενημερωθούν μόνες τους
Οι επαφές μπορούν να ενημερώσουν τις δικές τους πληροφορίες μέσω:
- Της σελίδας προφίλ τους: μια προσωπική σελίδα όπου οι επαφές μπορούν να διαχειριστούν τα δημόσια ενδιαφέροντά τους. Μπορείτε να συνδέσετε σε αυτήν χρησιμοποιώντας το placeholder #update# στα emails σας. Προσαρμοσμένα πεδία και άλλα στοιχεία επαφής δεν μπορούν να επεξεργαστούν σε αυτήν τη σελίδα.
- Φόρμας: εάν δημιουργήσετε φόρμα συνδεδεμένη με τη βάση δεδομένων επαφών και μοιραστείτε τον σύνδεσμο, οι επαφές μπορούν να ενημερώσουν τις πληροφορίες τους συμπληρώνοντάς την.
Όταν μια επαφή ενημερώνει τα δικά της δεδομένα, το Flexmail το αντιμετωπίζει πάντα ως την πιο ακριβή έκδοση.
Πώς μπορείτε εσείς να ενημερώσετε επαφές
Μέσω εισαγωγής
Ο πιο αποδοτικός τρόπος για να ενημερώσετε μεγάλο αριθμό επαφών ταυτόχρονα είναι μια νέα εισαγωγή. Όταν το Flexmail βρει διεύθυνση email που υπάρχει ήδη στον λογαριασμό σας, ενημερώνει την εγγραφή αυτής της επαφής αντί να δημιουργήσει διπλότυπο.
Η λογική ενημέρωσης λειτουργεί ως εξής:
- Η τιμή πεδίου ενημερώνεται μόνο όταν το νέο αρχείο περιέχει διαφορετική, μη κενή τιμή για αυτό το πεδίο
- Εάν μια στήλη είναι κενή ή λείπει από το αρχείο σας, η υπάρχουσα τιμή παραμένει αμετάβλητη
- Για πεδία πολλαπλής επιλογής, οι επιλεγμένες τιμές αντικαθίστανται από αυτές που βρίσκονται στο νέο αρχείο
- Οι πηγές και τα ενδιαφέροντα δεν αντικαθίστανται ποτέ. Νέες τιμές προστίθενται στις υπάρχουσες
Στη σελίδα λεπτομερειών επαφής
Ανοίξτε τη σελίδα λεπτομερειών επαφής από την επισκόπηση επαφών και επεξεργαστείτε οποιοδήποτε πεδίο απευθείας. Οι αλλαγές ισχύουν αμέσως.
Μέσω workflow
Τα workflows μπορούν να ενημερώνουν πεδία επαφής αυτόματα βάσει ενεργειών ή triggers. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε workflow που ενημερώνει ένα πεδίο "Τελευταία εκδήλωση που παρακολούθησε" όταν μια επαφή κάνει κλικ σε σύνδεσμο εγγραφής.
Τι συμβαίνει με διπλές διευθύνσεις email σε αρχείο;
Εάν η ίδια διεύθυνση email εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές στο αρχείο εισαγωγής σας, το Flexmail επεξεργάζεται τις γραμμές με σειρά. Η πρώτη γραμμή ορίζει τις αρχικές τιμές και κάθε επόμενη γραμμή τις ενημερώνει χρησιμοποιώντας την ίδια λογική όπως παραπάνω. Πηγές και ενδιαφέροντα από όλες τις γραμμές συνδυάζονται. Η σύνοψη εισαγωγής θα εμφανίσει προειδοποίηση για διπλές γραμμές ώστε να είστε ενήμεροι.
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε
Αντικατάσταση καλών δεδομένων με κενές στήλες
Εάν στο αρχείο ενημέρωσης λείπουν στήλες που δεν θέλετε να αλλάξετε, αυτό είναι εντάξει. Το Flexmail δεν θα αγγίξει αυτά τα πεδία. Αλλά εάν μια στήλη υπάρχει αλλά τα κελιά της είναι κενά, και η υπάρχουσα επαφή έχει τιμή σε αυτό το πεδίο, το Flexmail θα αφήσει την υπάρχουσα τιμή αμετάβλητη (καθώς η νέα τιμή είναι κενή). Μην συμπεριλαμβάνετε στήλες με κενές τιμές εάν σκοπεύετε να διαγράψετε ένα πεδίο· αυτό απαιτεί διαφορετική προσέγγιση.
Λησμονώντας ότι τα πεδία πολλαπλής επιλογής αντικαθίστανται, δεν συγχωνεύονται
Σε αντίθεση με τα ενδιαφέροντα και τις πηγές, οι τιμές πεδίων πολλαπλής επιλογής αντικαθίστανται από αυτές που βρίσκονται στο νέο αρχείο σας. Εάν μια επαφή έχει επιλεγμένο "Bronze" σε πεδίο κατηγορίας και το αρχείο ενημέρωσης αφήνει το πεδίο κενό, η τιμή θα διαγραφεί. Συμπεριλάβετε την πλήρη σκοπούμενη τιμή στο αρχείο ενημέρωσης.
Εσφαλμένη αντιστοίχιση πεδίων κατά την εκ νέου εισαγωγή
Εάν οι επικεφαλίδες στηλών σας έχουν αλλάξει από την τελευταία εισαγωγή, ελέγξτε προσεκτικά το βήμα αντιστοίχισης. Μια στήλη που αντιστοιχίζεται αυτόματα στο λάθος πεδίο μπορεί να αντικαταστήσει σιωπηλά δεδομένα σε ολόκληρη τη λίστα επαφών σας.
Επόμενα βήματα
- Διαβάστε "Σύνδεση πεδίων βάσης δεδομένων με το αρχείο εισαγωγής" για λεπτομερή οδηγό στο βήμα αντιστοίχισης
- Διαβάστε "Διαχείριση επαφών σας" για να δείτε πώς να επεξεργαστείτε μεμονωμένες επαφές από την επισκόπηση επαφών
- Διαβάστε "Σχετικά με τα workflows" εάν θέλετε να αυτοματοποιήσετε ενημερώσεις επαφών βάσει συμπεριφοράς καμπάνιας
Σχετικά άρθρα
Τι άλλο υπάρχει να γνωρίζετε για το Flexmail;
Πώς μπορώ να εφαρμόσω αυτό στον λογαριασμό μου;