Ξεκινώντας με τις ροές εργασίας

Οι ροές εργασίας είναι αυτοματοποιημένα σενάρια που εκτελούνται στο παρασκήνιο του λογαριασμού σας στο Flexmail. Μόλις ρυθμιστεί, μια ροή εργασίας εκτελείται αυτόματα κάθε φορά που εμφανίζεται ο ενεργοποιητής που έχετε ορίσει, χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση. Μια επαφή εγγράφεται, κάνει κλικ σε έναν σύνδεσμο, συμπληρώνει μια φόρμα, φτάνει σε μια ημερομηνία ή πληροί μια προϋπόθεση, και η ροή εργασίας τίθεται σε λειτουργία.

Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, οι ροές εργασίας στέλνουν το σωστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σωστή επαφή ακριβώς τη σωστή στιγμή, σε μεγάλη κλίμακα, χωρίς συνεχή χειροκίνητη προσπάθεια.

Γιατί να χρησιμοποιείτε ροές εργασίας;

Η βασική αξία των ροών εργασίας είναι ότι εκτελούν αυτόματα μια ενέργεια κάθε φορά που η συμπεριφορά των επαφών σας, οι αλληλεπιδράσεις τους με την καμπάνια σας ή άλλα συμβάντα ενεργοποιούν έναν εκκινητή. Λειτουργούν βάσει προκαθορισμένων κανόνων, στο παρασκήνιο, χωρίς να χρειάζεται να παρέμβετε εσείς εκείνη τη στιγμή. Με τις ροές εργασίας, οι καμπάνιες σας δεν κοιμούνται ποτέ.

Υπάρχουν αμέτρητες δυνατότητες κατά τη χρήση ροών εργασίας. Μπορείτε να στείλετε μηνύματα καλωσορίσματος σε νέους συνδρομητές, email γενεθλίων, μηνύματα σχετικά με εκδηλώσεις όπως υπενθυμίσεις και έρευνες μετά το τέλος μιας εκδήλωσης, συμπληρωματικές πληροφορίες για προϊόντα βάσει των συνδέσμων στους οποίους έκαναν κλικ οι επαφές σας, και πολλά άλλα. Οι ροές εργασίας είναι πάντα μια καλή ιδέα για να προχωράτε στις απαραίτητες ενέργειες σε κάθε βήμα του κύκλου μάρκετινγκ.

Τι μπορούν να κάνουν οι ροές εργασίας

• Να στείλουν ένα email καλωσορίσματος τη στιγμή που εγγράφεται κάποιος.
• Να συνεχίσουν αυτόματα με ένα μήνυμα παρακολούθησης όταν μια επαφή κάνει κλικ σε συγκεκριμένο σύνδεσμο μέσα σε μια καμπάνια.
• Να στέλνουν ένα email γενεθλίων κάθε χρόνο βάσει ενός πεδίου ημερομηνίας.
• Να ειδοποιούν την ομάδα πωλήσεών σας όταν μια επαφή συμπληρώνει μια φόρμα επικοινωνίας.
• Να καθοδηγούν νέες επαφές μέσα από μια σειρά email εισαγωγής για αρκετές εβδομάδες.
• Να αφαιρούν επαφές από τη βάση δεδομένων σας όταν πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια αδράνειας.

Πώς δομείται μια ροή εργασίας

Κάθε ροή εργασίας αποτελείται από μπλοκ διατεταγμένα σε μια σειρά. Υπάρχουν πέντε τύποι:

• Μπλοκ έναρξης, καθορίζει ποιος εισέρχεται στη ροή εργασίας και τι ενεργοποιεί την είσοδό του.
• Μπλοκ αποστολής, στέλνει μια καμπάνια, ένα SMS ή μια εσωτερική ειδοποίηση σε ένα μέλος της ομάδας.
• Μπλοκ αναμονής, διακόπτει προσωρινά τη ροή εργασίας για καθορισμένο χρόνο ή μέχρι να εκπληρωθεί μια συγκεκριμένη προϋπόθεση.
• Μπλοκ if/else, διαχωρίζει τη ροή εργασίας σε δύο διαδρομές βάσει μιας προϋπόθεσης.
• Μπλοκ επαφής, εφαρμόζει αλλαγές σε μια επαφή.

Συνδέετε αυτά τα μπλοκ για να δημιουργήσετε μια ροή που ταιριάζει στο σενάριό σας. Στη συνέχεια, η ροή εργασίας επεξεργάζεται κάθε επαφή ξεχωριστά καθώς διατρέχει τη ροή.

Πότε έχουν νόημα οι ροές εργασίας

Οι ροές εργασίας έχουν τη μεγαλύτερη αξία όταν η ίδια σειρά ενεργειών πρέπει να επαναλαμβάνεται για διαφορετικές επαφές, με έναυσμα τη δική τους ατομική συμπεριφορά. Ένα email καλωσορίσματος που πηγαίνει σε κάθε νέο συνδρομητή είναι μια ιδανική ροή εργασίας. Μια μεμονωμένη καμπάνια που στέλνετε αυτή την Παρασκευή δεν είναι, αυτή είναι μια προγραμματισμένη καμπάνια.

Πριν ξεκινήσετε: λίστα ελέγχου σχεδιασμού

Μια ροή εργασίας είναι τόσο καλή όσο ο σχεδιασμός που έχει γίνει γι' αυτήν. Αν ακολουθήσετε αυτά τα τέσσερα βήματα πριν ανοίξετε το εργαλείο δημιουργίας ροών εργασίας, θα γλιτώσετε πολλές διορθώσεις αργότερα.

Βήμα 1: Καθορίστε τον στόχο σας

Τι θέλετε να πετύχετε με τη ροή εργασίας; Να είστε συγκεκριμένοι. Το "Αποστολή ενός email καλωσορίσματος" είναι ένας στόχος. Το "Βελτίωση της αλληλεπίδρασης" δεν είναι αρκετά συγκεκριμένο για να σχεδιάσετε μια ροή εργασίας γύρω από αυτό.

Συνηθισμένοι στόχοι ροών εργασίας:

• Να καλωσορίσετε νέους συνδρομητές και να παρουσιάσετε την επωνυμία σας.
• Να παρακολουθήσετε επαφές που έκαναν κλικ σε συγκεκριμένο σύνδεσμο μέσα σε μια καμπάνια.
• Να καταχωρίσετε και να επιβεβαιώσετε συμμετέχοντες σε μια εκδήλωση.
• Να υπενθυμίσετε σε επαφές μια επερχόμενη ανανέωση ή ημερομηνία λήξης.
• Να ειδοποιήσετε τις πωλήσεις όταν ένας υποψήφιος πελάτης κάνει μια ενέργεια που τον καθιστά κατάλληλο.
• Να προσεγγίσετε ξανά επαφές που δεν έχουν ανοίξει email εδώ και 90 ημέρες.

Βήμα 2: Ορίστε το κοινό σας

Ποιος πρέπει να εισέρχεται σε αυτή τη ροή εργασίας; Σκεφτείτε:

• Τι ενεργοποιεί την είσοδο: η υποβολή μιας φόρμας, το κλικ σε έναν σύνδεσμο, μια ημερομηνία, η εγγραφή σε ένα ενδιαφέρον;
• Υπάρχουν προϋποθέσεις που πρέπει να αποκλείουν ορισμένες επαφές, ακόμα και αν πληρούν τον ενεργοποιητή;
• Θέλετε να μπουν και οι υπάρχουσες επαφές ή μόνο οι νέες επαφές από αυτή τη στιγμή και μετά;

Βήμα 3: Χαρτογραφήστε τη σειρά

Σχεδιάστε τη ροή σε ένα χαρτί ή σε ένα απλό διάγραμμα πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία της στο Flexmail. Γράψτε κάθε βήμα με τη σειρά: τον ενεργοποιητή, έπειτα κάθε email ή ενέργεια, μαζί με τους χρόνους αναμονής και τις τυχόν διακλαδώσεις if/else. Αυτό κάνει τη δημιουργία πολύ πιο γρήγορη και σας βοηθά να εντοπίσετε κενά στη λογική σας πριν αυτά δημιουργήσουν προβλήματα.

Βήμα 4: Προετοιμάστε το περιεχόμενό σας

Κάθε μπλοκ αποστολής στη ροή εργασίας σας χρειάζεται ένα μήνυμα. Δημιουργήστε όλα τα μηνύματα που θα χρησιμοποιήσετε και ελέγξτε τα πριν ενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι:

• Κάθε μήνυμα έχει σαφή σκοπό μέσα στη σειρά.
• Τα πεδία εξατομίκευσης είναι σωστά και έχουν δοκιμασμένες εφεδρικές τιμές.
• Οι σύνδεσμοι λειτουργούν σωστά και οδηγούν στους σωστούς προορισμούς.
• Η έκδοση απλού κειμένου περιλαμβάνεται σε κάθε μήνυμα.

Συνηθισμένα λάθη προς αποφυγή

• Ενεργοποίηση μιας ροής εργασίας προτού δημοσιευτούν και ελεγχθούν όλα τα μηνύματα που χρησιμοποιούνται. Μια ροή εργασίας δεν μπορεί να στείλει ένα μήνυμα που δεν υπάρχει.
• Συγκέντρωση των πάντων σε μία μεγάλη ροή εργασίας. Οι μεγάλες ροές εργασίας με πολλές διακλαδώσεις είναι πιο δύσκολες στον έλεγχο, τον εντοπισμό σφαλμάτων και τη συντήρηση. Μία ροή εργασίας ανά στόχο είναι καλύτερη προσέγγιση.
• Παράβλεψη των υπαρχουσών επαφών. Από προεπιλογή, μόνο οι νέες επαφές που πληρούν τον ενεργοποιητή εισέρχονται στη ροή εργασίας. Αν θέλετε να συμπεριληφθούν και οι υπάρχουσες επαφές, επιλέξτε τη σχετική ρύθμιση στο μπλοκ έναρξης.
• Μη πρόβλεψη της προϋπόθεσης εξόδου. Κάθε επαφή που εισέρχεται σε μια ροή εργασίας χρειάζεται έναν λογικό τρόπο εξόδου από αυτήν. Δείτε το άρθρο "Πότε να σταματήσετε την καμπάνια αυτοματισμού σας" για τις σχετικές τεχνικές.

Επόμενα βήματα

• Δείτε το άρθρο "Δημιουργία ροής εργασίας" για έναν αναλυτικό οδηγό βήμα προς βήμα στο εργαλείο δημιουργίας ροών εργασίας.
• Δείτε το άρθρο "Αναφορά μπλοκ και triggers workflow" για μια πλήρη επισκόπηση όλων των διαθέσιμων ενεργοποιητών και ενεργειών.
• Δείτε το άρθρο "Παραδείγματα workflow" για οκτώ έτοιμα σενάρια για συνηθισμένες εφαρμογές.
• Δείτε το άρθρο "Βέλτιστες πρακτικές workflow" για οδηγίες σχετικά με την ονοματοδοσία, τον έλεγχο, την παρακολούθηση και τη συντήρηση των ροών εργασίας με την πάροδο του χρόνου.