Ξεκινώντας με τις ροές εργασίας

Οι ροές εργασίας είναι αυτοματοποιημένα σενάρια που εκτελούνται στο παρασκήνιο του λογαριασμού σας στο Flexmail. Μόλις ρυθμίσετε μία, εκτελείται αυτόματα κάθε φορά που εμφανίζεται ο καθορισμένος ενεργοποιητής σας — χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση. Μια επαφή εγγράφεται, κάνει κλικ σε σύνδεσμο, συμπληρώνει φόρμα, φτάνει σε ημερομηνία ή πληροί συνθήκη, και η ροή εργασίας ενεργοποιείται.

Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, οι ροές εργασίας αποστέλλουν το σωστό email στη σωστή επαφή ακριβώς τη σωστή στιγμή — σε κλίμακα, χωρίς συνεχείς χειροκίνητες ενέργειες.

Γιατί να χρησιμοποιείτε ροές εργασίας;

Η κύρια προστιθέμενη αξία των ροών εργασίας είναι ότι εκτελούν ενέργεια αυτόματα κάθε φορά που ενεργοποιούνται από τη συμπεριφορά των επαφών σας, τις αλληλεπιδράσεις τους με την καμπάνια σας ή άλλα γεγονότα. Λειτουργούν, βάσει προ-δημιουργημένων κανόνων, στο παρασκήνιο, χωρίς να χρειάζεται η παρέμβασή σας εκείνη τη στιγμή. Με τις ροές εργασίας, οι καμπάνιες σας δεν κοιμούνται ποτέ.

Υπάρχει ευρύ φάσμα δυνατοτήτων κατά τη χρήση ροών εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποστέλλετε μηνύματα καλωσορίσματος στους νέους συνδρομητές σας, emails γενεθλίων, μηνύματα σχετικά με εκδηλώσεις όπως υπενθυμίσεις και έρευνες μετά την πάροδο εκδήλωσης, πρόσθετες πληροφορίες για ορισμένα προϊόντα βάσει των συνδέσμων που έχουν κάνει κλικ οι επαφές σας, και πολλά άλλα. Οι ροές εργασίας είναι πάντα καλή ιδέα για τη λήψη των απαραίτητων ενεργειών για κάθε βήμα του κύκλου marketing.

Τι μπορούν να κάνουν οι ροές εργασίας

• Αποστολή email καλωσορίσματος τη στιγμή που κάποιος εγγράφεται.
• Αυτόματη παρακολούθηση όταν μια επαφή κάνει κλικ σε συγκεκριμένο σύνδεσμο σε καμπάνια.
• Αποστολή email γενεθλίων κάθε χρόνο βάσει πεδίου ημερομηνίας.
• Ειδοποίηση της ομάδας πωλήσεών σας όταν μια επαφή συμπληρώνει φόρμα επικοινωνίας.
• Καθοδήγηση νέων επαφών μέσα από σειρά emails ενσωμάτωσης για αρκετές εβδομάδες.
• Αφαίρεση επαφών από τη βάση δεδομένων σας όταν πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια αδράνειας.

Πώς δομείται μια ροή εργασίας

Κάθε ροή εργασίας αποτελείται από μπλοκ διατεταγμένα σε ακολουθία. Υπάρχουν πέντε τύποι:

• Μπλοκ έναρξης, ορίζει ποιος εισέρχεται στη ροή εργασίας και τι ενεργοποιεί την είσοδό του.
• Μπλοκ αποστολής, αποστέλλει καμπάνια, SMS ή εσωτερική ειδοποίηση σε μέλος ομάδας.
• Μπλοκ αναμονής, παύει τη ροή εργασίας για συγκεκριμένο χρόνο ή μέχρι να πληρωθεί συγκεκριμένη συνθήκη.
• Μπλοκ if/else, χωρίζει τη ροή εργασίας σε δύο διαδρομές βάσει συνθήκης.
• Μπλοκ επαφής, κάνει αλλαγές σε επαφή.

Συνδέετε αυτά τα μπλοκ για να σχηματίσετε ροή που αντιστοιχεί στο σενάριό σας. Η ροή εργασίας επεξεργάζεται στη συνέχεια κάθε επαφή ξεχωριστά καθώς κινείται μέσα σε αυτή.

Πότε έχουν νόημα οι ροές εργασίας

Οι ροές εργασίας είναι πιο πολύτιμες όταν η ίδια ακολουθία ενεργειών χρειάζεται να συμβαίνει επανειλημμένα για διαφορετικές επαφές, ενεργοποιούμενη από την ατομική τους συμπεριφορά. Ένα email καλωσορίσματος που πηγαίνει σε κάθε νέο συνδρομητή είναι η ιδανική ροή εργασίας. Μια εφάπαξ καμπάνια που αποστέλλετε αυτή την Παρασκευή δεν είναι — αυτή είναι προγραμματισμένη καμπάνια.

Συμβουλή υποστήριξης Ξεκινήστε απλά. Η πρώτη ροή εργασίας σας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη — ένα μόνο email καλωσορίσματος που ενεργοποιείται από νέα εγγραφή είναι ήδη εξαιρετικά πολύτιμο. Αποκτήστε εμπιστοσύνη με απλά σενάρια πριν προχωρήσετε σε ακολουθίες πολλών βημάτων.

Πριν ξεκινήσετε: λίστα ελέγχου σχεδιασμού

Μια ροή εργασίας είναι τόσο καλή όσο ο σχεδιασμός πίσω από αυτή. Η επεξεργασία αυτών των τεσσάρων βημάτων πριν ανοίξετε τον builder ροών εργασίας θα σας εξοικονομήσει σημαντική επανεργασία αργότερα.

Βήμα 1: Ορίστε τον στόχο σας

Τι θέλετε να επιτύχει η ροή εργασίας; Να είστε συγκεκριμένοι. "Αποστολή email καλωσορίσματος" είναι στόχος. "Βελτίωση αφοσίωσης" δεν είναι αρκετά συγκεκριμένο για να σχεδιάσετε ροή εργασίας γύρω από αυτό.

Συνηθισμένοι στόχοι ροών εργασίας:

• Καλωσορισμός νέων συνδρομητών και παρουσίαση του brand σας.
• Παρακολούθηση επαφών που έκαναν κλικ σε συγκεκριμένο σύνδεσμο σε καμπάνια.
• Εγγραφή και επιβεβαίωση συμμετεχόντων εκδήλωσης.
• Υπενθύμιση σε επαφές για επερχόμενη ανανέωση ή ημερομηνία λήξης.
• Ειδοποίηση πωλήσεων όταν μια δυνητικός πελάτης κάνει ενέργεια πρόκρισης.
• Επανασύνδεση επαφών που δεν άνοιξαν email εδώ και 90 ημέρες.

Βήμα 2: Ορίστε το κοινό σας

Ποιος πρέπει να εισέλθει σε αυτή τη ροή εργασίας; Σκεφτείτε:

• Τι ενεργοποιεί την είσοδο: υποβολή φόρμας, κλικ σε σύνδεσμο, ημερομηνία, εγγραφή σε ενδιαφέρον;
• Υπάρχουν συνθήκες που πρέπει να αποκλείουν ορισμένες επαφές ακόμη και αν πληρούν τον ενεργοποιητή;
• Θέλετε να εισέρχονται υπάρχουσες επαφές ή μόνο νέες από αυτό το σημείο και μετά;

Βήμα 3: Χαρτογραφήστε την ακολουθία

Πριν δημιουργήσετε στο Flexmail, σκιαγραφήστε τη ροή σε χαρτί ή σε απλό διάγραμμα. Γράψτε κάθε βήμα κατά σειρά: ενεργοποιητής, μετά κάθε email ή ενέργεια, με χρόνους αναμονής και τυχόν διακλαδώσεις if/else. Αυτό κάνει τη δημιουργία πολύ πιο γρήγορη και σας βοηθά να εντοπίζετε κενά στη λογική σας πριν δημιουργήσουν προβλήματα.

Συμβουλή υποστήριξης Κρατήστε κάθε ροή εργασίας εστιασμένη σε έναν στόχο. Εάν βρίσκεστε να σχεδιάζετε πολύ μακρύ και σύνθετο σενάριο, εξετάστε να το χωρίσετε σε δύο ή τρεις μικρότερες ροές εργασίας. Απλούστερες ροές εργασίας είναι ευκολότερο να δοκιμαστούν, να διορθωθούν και να προσαρμοστούν.

Βήμα 4: Προετοιμάστε το περιεχόμενό σας

Κάθε μπλοκ αποστολής στη ροή εργασίας σας χρειάζεται μήνυμα. Δημιουργήστε και αναθεωρήστε όλα τα μηνύματα που θα χρησιμοποιήσετε πριν ενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας. Ελέγξτε ότι:

• Κάθε μήνυμα έχει σαφή σκοπό στην ακολουθία.
• Τα placeholders εξατομίκευσης είναι σωστά και έχουν δοκιμαστεί εναλλακτικά.
• Οι σύνδεσμοι λειτουργούν σωστά και οδηγούν στους σωστούς προορισμούς.
• Η έκδοση κειμένου υπάρχει σε κάθε μήνυμα.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

• Ενεργοποίηση ροής εργασίας πριν όλα τα αναφερόμενα μηνύματα είναι δημοσιευμένα και ελεγμένα. Μια ροή εργασίας δεν μπορεί να αποστείλει μήνυμα που δεν υπάρχει.
• Ενσωμάτωση τα πάντα σε μία μεγάλη ροή εργασίας. Μακρές ροές εργασίας με πολλές διακλαδώσεις είναι πιο δύσκολο να δοκιμαστούν, να διορθωθούν και να διατηρηθούν. Μία ροή εργασίας ανά στόχο είναι καλύτερη προσέγγιση.
• Λήθη των υπαρχουσών επαφών. Από προεπιλογή, μόνο νέες επαφές που πληρούν τον ενεργοποιητή θα εισέλθουν στη ροή εργασίας. Εάν θέλετε να συμπεριληφθούν υπάρχουσες επαφές, επιλέξτε την αντίστοιχη επιλογή στις ρυθμίσεις μπλοκ έναρξης.
• Μη σκέψη για τη συνθήκη εξόδου. Κάθε επαφή που εισέρχεται σε ροή εργασίας χρειάζεται λογικό τρόπο να την εγκαταλείψει. Δείτε το "Πότε να σταματήσετε την καμπάνια αυτοματοποίησής σας" για τεχνικές.

Επόμενα βήματα

• Δείτε "Δημιουργία ροής εργασίας" για αναλυτική παρουσίαση του builder ροών εργασίας βήμα προς βήμα.
• Δείτε "Αναφορά μπλοκ και ενεργοποιητών ροής εργασίας" για πλήρη επισκόπηση όλων των διαθέσιμων ενεργοποιητών και ενεργειών.
• Δείτε "Παραδείγματα ροών εργασίας" για οκτώ έτοιμα για προσαρμογή σενάρια που καλύπτουν συνηθισμένες περιπτώσεις χρήσης.
• Δείτε "Βέλτιστες πρακτικές ροών εργασίας" για καθοδήγηση σχετικά με ονομασία, δοκιμή, παρακολούθηση και συντήρηση ροών εργασίας με την πάροδο του χρόνου.