Ξεκινώντας με το Flexmail

Καλώς ήρθατε στο Flexmail. Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί βήμα προς βήμα σε όλα όσα πρέπει να ρυθμίσετε πριν στείλετε την πρώτη σας καμπάνια. Κάθε βήμα είναι απλό και, μόλις τα ολοκληρώσετε, θα έχετε έτοιμη μια σταθερή βάση. Οι περισσότεροι χρήστες ολοκληρώνουν αυτή τη ρύθμιση σε λιγότερο από μία ώρα.

Πριν ξεκινήσετε

Για να ακολουθήσετε αυτόν τον οδηγό, θα χρειαστείτε τα εξής:

• Έναν λογαριασμό Flexmail (δωρεάν δοκιμαστική περίοδο ή συνδρομή επί πληρωμή)
• Πρόσβαση στις ρυθμίσεις DNS του τομέα σας ή κάποιον που μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό
• Μια λίστα υπαρχουσών επαφών σε μορφή CSV, εάν μεταφέρεστε από άλλη πλατφόρμα
• Το λογότυπο της εταιρείας σας και τα χρώματα του brand σας, κατά προτίμηση ως κωδικούς HEX

Βήμα 1: Επιλέξτε τις γλώσσες επικοινωνίας σας

Το Flexmail υποστηρίζει την αποστολή σε πολλές γλώσσες από έναν μόνο λογαριασμό, κάτι που είναι πραγματικό πλεονέκτημα όταν το κοινό σας περιλαμβάνει πολλές γλωσσικές κοινότητες. Όταν συνδεθείτε για πρώτη φορά, το Flexmail θα σας ρωτήσει ποιες γλώσσες θέλετε να χρησιμοποιείτε.

Εάν στέλνετε μόνο σε μία γλώσσα, το Flexmail διατηρεί τα πράγματα απλά και αποκρύπτει τις ρυθμίσεις που δεν χρειάζεστε. Εάν επιλέξετε περισσότερες από μία γλώσσες, επιλέγετε επίσης μια εναλλακτική γλώσσα: τη γλώσσα που χρησιμοποιεί το Flexmail όταν δεν υπάρχει διαθέσιμη μετάφραση για μια συγκεκριμένη επαφή.

Βήμα 2: Ρυθμίστε το Brand kit σας

Στο Brand kit αποθηκεύετε το λογότυπο, τα χρώματα και τις γραμματοσειρές σας. Μόλις ρυθμιστούν, αυτά είναι διαθέσιμα κάθε φορά που δημιουργείτε ένα μήνυμα ή πρότυπο, ώστε να μην χρειάζεται να ψάχνετε τους κωδικούς HEX κάθε φορά.

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και στη συνέχεια στο Brand kit.

1. Ανεβάστε το λογότυπό σας
2. Προσθέστε τα κύρια και δευτερεύοντα χρώματα του brand σας με βάση τους κωδικούς HEX
3. Επιλέξτε τις προτιμώμενες γραμματοσειρές σας

Βήμα 3: Ρυθμίστε την επικύρωση αποστολέα

Πριν μπορέσετε να στείλετε μια καμπάνια, το Flexmail πρέπει να επιβεβαιώσει ότι έχετε πρόσβαση στη διεύθυνση email που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως αποστολέα. Αυτό είναι ένα εφάπαξ βήμα ανά διεύθυνση αποστολέα.

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και στη συνέχεια στο Προσθήκη ή αφαίρεση αποστολέων. Προσθέστε τη διεύθυνση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και το Flexmail θα στείλει ένα email επιβεβαίωσης σε αυτή τη διεύθυνση. Κάντε κλικ στον σύνδεσμο σε αυτό το email και είστε έτοιμοι για αποστολή. Μπορείτε να προσθέσετε όσες διευθύνσεις αποστολέα χρειάζεστε.

Βήμα 4: Ρυθμίστε τον έλεγχο ταυτότητας email

Ο έλεγχος ταυτότητας email ενημερώνει τους διακομιστές αλληλογραφίας λήψης ότι τα email σας προέρχονται πράγματι από εσάς. Χωρίς έλεγχο ταυτότητας, είναι πιο πιθανό τα email σας να καταλήξουν στον φάκελο ανεπιθύμητων. Το Flexmail χρησιμοποιεί τρία πρότυπα ασφαλείας: SPF, DKIM και DMARC.

Μόλις επικυρώσετε μια διεύθυνση αποστολέα, το Flexmail ελέγχει αυτόματα εάν οι εγγραφές τομέα έχουν ρυθμιστεί σωστά. Εάν λείπει κάτι, μπορείτε να κατεβάσετε από τον λογαριασμό σας ένα αρχείο με τις ακριβείς ρυθμίσεις που πρέπει να προσθέσει ο διαχειριστής του τομέα σας. Οι αλλαγές DNS μπορεί να χρειαστούν 24 έως 48 ώρες, κάτι που είναι απολύτως φυσιολογικό.

Βήμα 5: Ρυθμίστε τα προσαρμοσμένα πεδία σας

Τα προσαρμοσμένα πεδία σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε πρόσθετες πληροφορίες για τις επαφές σας, πέρα από τα προεπιλεγμένα πεδία όπως το όνομα και η διεύθυνση email. Σκεφτείτε πεδία όπως επωνυμία εταιρείας, γενέθλια, τύπος συνδρομής ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο σχετικό με τον οργανισμό σας.

Εάν ρυθμίσετε αυτά τα πεδία πριν από την εισαγωγή επαφών, μπορείτε να αντιστοιχίσετε σωστά τα δεδομένα σας αμέσως, αντί να χρειαστεί να κάνετε νέα εισαγωγή αργότερα. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και στη συνέχεια στη Διαχείριση προσαρμοσμένων πεδίων.

Βήμα 6: Ρυθμίστε τα ενδιαφέροντα

Τα ενδιαφέροντα είναι ετικέτες που συνδέετε με επαφές για να παρακολουθείτε τι τις ενδιαφέρει. Είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία στο Flexmail για την αποστολή σχετικών, στοχευμένων email μακροπρόθεσμα.

Τα ενδιαφέροντα μπορούν να προστεθούν σε μια επαφή με διάφορους τρόπους:

• Αυτόματα, όταν μια επαφή κάνει κλικ σε έναν σύνδεσμο στο email σας τον οποίο έχετε επισημάνει με ένα συγκεκριμένο ενδιαφέρον
• Κατά την εισαγωγή, αντιστοιχίζοντας μαζικά ενδιαφέροντα σε επαφές
• Από την ίδια την επαφή, όταν συμπληρώνει μια φόρμα Opt-in ή ενημερώνει τη σελίδα προφίλ της
• Μέσω του API, για πιο προηγμένες ενσωματώσεις

Δεν χρειάζεται να έχετε σχεδιάσει τα πάντα από τώρα. Ξεκινήστε με τις κατηγορίες που έχουν νόημα για τον οργανισμό σας. Θα συμπληρωθούν σταδιακά καθώς οι επαφές αλληλεπιδρούν με τα email σας.

Μεταβείτε στις Επαφές και στη συνέχεια στα Ενδιαφέροντα για να ξεκινήσετε.

Βήμα 7: Εισαγάγετε τις υπάρχουσες επαφές σας

Εάν έχετε ήδη μια λίστα επαφών, μπορείτε να την εισαγάγετε στο Flexmail μέσω ενός αρχείου CSV. Το Flexmail σας καθοδηγεί βήμα προς βήμα στη διαδικασία.

Μεταβείτε στις Επαφές και κάντε κλικ στο Προσθήκη επαφών. Ανεβάστε το αρχείο σας και στη συνέχεια αντιστοιχίστε κάθε στήλη στο σωστό πεδίο στο Flexmail, συμπεριλαμβανομένων των προσαρμοσμένων πεδίων που δημιουργήσατε στο βήμα 5.

Βήμα 8: Εισαγάγετε τις διαγραφές σας στη Blacklist

Εάν μεταφέρεστε στο Flexmail από άλλη πλατφόρμα, αυτό το βήμα είναι σημαντικό. Όποιος έχει διαγραφεί στο παρελθόν δεν πρέπει να λάβει email από τη νέα σας εγκατάσταση.

Εξαγάγετε τις διαγραμμένες επαφές σας από την παλιά σας πλατφόρμα και στη συνέχεια εισαγάγετε αυτή τη λίστα στην καρτέλα Blacklist στο Flexmail, προτού εισαγάγετε τις ενεργές επαφές σας. Το Flexmail εξαιρεί αυτόματα αυτές τις διευθύνσεις από όλες τις μελλοντικές καμπάνιες.

Βήμα 9: Δημιουργήστε το πρώτο σας τμήμα

Με τα τμήματα ορίζετε συγκεκριμένες ομάδες μέσα στη λίστα επαφών σας, ώστε να μπορείτε να στέλνετε πιο σχετικά email. Στο Flexmail, τα τμήματα δομούνται με βάση τα πεδία επαφών, τα προσαρμοσμένα πεδία, τα ενδιαφέροντα και τη συμπεριφορά, και ενημερώνονται αυτόματα καθώς αλλάζουν τα δεδομένα των επαφών σας.

Μεταβείτε στις Επαφές, στη συνέχεια στα Τμήματα και κάντε κλικ στο Προσθήκη τμήματος.

Βήμα 10: Δημιουργήστε μια φόρμα Opt-in

Με μια φόρμα Opt-in, οι επισκέπτες μπορούν να εγγραφούν στα email σας απευθείας μέσω του ιστότοπού σας. Όταν κάποιος συμπληρώνει τη φόρμα, λαμβάνει ένα email επιβεβαίωσης. Μόλις κάνει κλικ στην επιβεβαίωση, προστίθεται ως επαληθευμένη επαφή στον λογαριασμό σας.

Αυτή η διαδικασία Double opt-in σάς παρέχει τεκμηριωμένη συγκατάθεση για κάθε επαφή, ακριβώς όπως απαιτεί ο GDPR. Διασφαλίζει επίσης ότι η λίστα σας παραμένει καθαρή και τα ποσοστά αλληλεπίδρασης υψηλά, επειδή όλοι σε αυτήν θέλουν πραγματικά να λαμβάνουν νέα σας.

Μεταβείτε στις Φόρμες, στη συνέχεια στις Φόρμες Opt-in και κάντε κλικ στο Δημιουργία νέας φόρμας Opt-in. Όταν είστε ικανοποιημένοι με τη φόρμα, δημιουργήστε τον κώδικα ενσωμάτωσης και προσθέστε τον στον ιστότοπό σας.

Βήμα 11: Δημιουργήστε το πρώτο σας πρότυπο

Τα πρότυπα σας εξοικονομούν χρόνο και εξασφαλίζουν συνέπεια στα email σας. Αντί να δημιουργείτε τη διάταξή σας από το μηδέν κάθε φορά, ξεκινάτε από ένα πρότυπο και προσαρμόζετε μόνο το περιεχόμενο.

Μεταβείτε στις Καμπάνιες, στη συνέχεια στα Μηνύματα και κάντε κλικ στο Δημιουργία νέου μηνύματος. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο E-mail Builder για να σχεδιάσετε τη διάταξή σας, να προσθέσετε το λογότυπό σας και να εφαρμόσετε τα χρώματα του brand σας. Όταν είστε ικανοποιημένοι με το αποτέλεσμα, αποθηκεύστε το ως πρότυπο.

Χρήσιμα πρότυπα που καλό είναι να δημιουργήσετε από νωρίς:

• Πρότυπο ενημερωτικού δελτίου, για την κοινοποίηση ενημερώσεων και άρθρων
• Πρότυπο μεμονωμένου θέματος, για στοχευμένα μηνύματα με μία σαφή παρότρυνση για δράση
• Προωθητικό πρότυπο, για προσφορές και ανακοινώσεις προϊόντων
• Πρότυπο πρόσκλησης σε εκδηλώσεις, για webinar και εκδηλώσεις με φυσική παρουσία

Βήμα 12: Δημιουργήστε ένα email καλωσορίσματος

Ένα email καλωσορίσματος είναι το πρώτο μήνυμα που λαμβάνει ένας νέος συνδρομητής από εσάς και δίνει τον τόνο για όλα όσα ακολουθούν. Έρευνες δείχνουν ότι το 76% των ανθρώπων περιμένει ένα email καλωσορίσματος αμέσως μετά την εγγραφή, και οι συνδρομητές που λαμβάνουν ένα τέτοιο μήνυμα παρουσιάζουν 33% μεγαλύτερη μακροπρόθεσμη αλληλεπίδραση.

Ενημερώστε τις νέες επαφές για το ποιοι είστε, τι μπορούν να περιμένουν και πώς να αξιοποιήσουν στο έπακρο τα email σας. Δημιουργήστε το μήνυμα καλωσορίσματός σας στο E-mail Builder και, στη συνέχεια, ρυθμίστε μια ροή εργασίας Automation για να το στέλνει αυτόματα κάθε φορά που εγγράφεται μια νέα επαφή.

Βήμα 13: Στείλτε την πρώτη σας καμπάνια

Δημιουργήστε την καμπάνια σας επιλέγοντας το μήνυμα, τη διεύθυνση αποστολέα, τη γραμμή θέματος και το τμήμα που θέλετε να προσεγγίσετε. Αποφασίστε αν θα στείλετε την καμπάνια αμέσως ή αν θα την προγραμματίσετε για αργότερα.

Μετά την αποστολή, δείτε τις αναφορές της καμπάνιας σας για να ελέγξετε την απόδοσή της. Το ποσοστό ανοίγματος, το ποσοστό κλικ και το ποσοστό διαγραφής σάς δίνουν χρήσιμες πληροφορίες για το πώς έγινε δεκτό το μήνυμά σας και πού μπορείτε να βελτιωθείτε την επόμενη φορά.

Εάν η πολιτική open tracking consent policy είναι ενεργή, το Flexmail υπολογίζει το ποσοστό ανοίγματος με βάση τις επαφές που έδωσαν συγκατάθεση για παρακολούθηση ανοίγματος. Διαβάστε περισσότερα στο Ανάγνωση αναφορών όταν η consent policy είναι ενεργή.

Συνηθισμένα λάθη προς αποφυγή

Παράλειψη ελέγχου ταυτότητας email

Πολλοί χρήστες παραλείπουν τα βήματα 3 και 4 και προσπαθούν να στείλουν αμέσως μια καμπάνια. Χωρίς επικυρωμένη διεύθυνση αποστολέα και σωστές εγγραφές DNS, είναι πολύ πιο πιθανό τα email σας να καταλήξουν στον φάκελο ανεπιθύμητων ή να απορριφθούν εντελώς. Ολοκληρώστε τον έλεγχο ταυτότητας πριν στείλετε οτιδήποτε.

Εισαγωγή επαφών χωρίς τεκμηριωμένη συγκατάθεση

Είναι δελεαστικό να εισαγάγετε κάθε διεύθυνση email που έχετε συγκεντρώσει ποτέ, αλλά αν δεν μπορείτε να αποδείξετε πότε ακριβώς συμφώνησαν αυτά τα άτομα να λαμβάνουν email από εσάς, δεν επιτρέπεται να τα εισαγάγετε. Η αποστολή σε άτομα χωρίς συγκατάθεση οδηγεί σε καταγγελίες για ανεπιθύμητη αλληλογραφία, βλάπτει τη φήμη αποστολέα σας και αποτελεί παραβίαση του GDPR.

Παράλειψη εισαγωγής των διαγραφών πρώτα

Εάν μεταφέρεστε από άλλη πλατφόρμα, η εισαγωγή των ενεργών επαφών σας πριν από τη Blacklist είναι ένα συνηθισμένο λάθος. Εισαγάγετε πάντα πρώτα όσους έχουν διαγραφεί (βήμα 8), ώστε καμία προηγουμένως διαγραμμένη επαφή να μην λάβει κατά λάθος την πρώτη σας καμπάνια.

Μη ρύθμιση προσαρμοσμένων πεδίων πριν από την εισαγωγή

Εάν εισαγάγετε επαφές πριν δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία, θα πρέπει αργότερα να κάνετε εκ νέου εισαγωγή ή να ενημερώσετε τις καρτέλες χειροκίνητα για να προσθέσετε αυτά τα στοιχεία. Αφιερώστε χρόνο για να δημιουργήσετε τα πεδία σας στο βήμα 5, ώστε η εισαγωγή να γίνει σωστά από την αρχή.

Αποστολή χωρίς προφίλ δοκιμής

Τα σύμβολα κράτησης θέσης για εξατομίκευση, όπως το όνομα ή η επωνυμία εταιρείας, εμφανίζονται κενά ή κατεστραμμένα στην προεπισκόπησή σας εάν δεν έχετε συμπληρώσει ένα προφίλ δοκιμής. Ρυθμίστε το μέσω των Ρυθμίσεων πριν δείτε ή δοκιμάσετε ένα μήνυμα.

Επόμενα βήματα

Συγχαρητήρια για την ολοκλήρωση της ρύθμισής σας. Ακολουθούν μερικά χρήσιμα επόμενα βήματα για να αξιοποιήσετε ακόμη περισσότερο το Flexmail:

• Εξερευνήστε τους αυτοματισμούς ρυθμίζοντας μια σειρά Workflow
• Εκτελέστε μια δοκιμή A/B στην επόμενη καμπάνια σας για να βελτιστοποιήσετε τις γραμμές θέματος (συνδρομές Pro και Premium)
• Προσθέστε περισσότερες φόρμες Opt-in σε συγκεκριμένες σελίδες του ιστοτόπου σας για να αναπτύξετε τη λίστα σας
• Ρυθμίστε την παρακολούθηση συνδέσμων για να αντιστοιχίζετε αυτόματα ενδιαφέροντα με βάση το τι επιλέγουν οι επαφές