Κοινή χρήση μηνυμάτων με άλλους λογαριασμούς Flexmail

Έχετε δημιουργήσει ένα email και θέλετε να το μοιραστείτε με άλλον λογαριασμό Flexmail; Με την κοινή χρήση μηνυμάτων μπορείτε να μοιράζεστε emails που δημιουργήσατε στον Email builder με οποιονδήποτε άλλο λογαριασμό Flexmail. Είτε εργάζεστε με έναν πελάτη, έναν εξωτερικό συνεργάτη, έναν εταίρο ή έναν συνάδελφο σε άλλη ομάδα, μπορείτε πλέον να συνεργάζεστε άμεσα χωρίς να χρειάζεται να δημιουργείτε το πρότυπό σας από την αρχή.

Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη για όλους τους λογαριασμούς με πρόσβαση στον νέο Email builder και λειτουργεί μέσω ενός απλού συστήματος κοινής χρήσης με ασφαλείς, προσωρινούς συνδέσμους.

Γιατί η κοινή χρήση μηνυμάτων είναι τόσο χρήσιμη

Μοιράζεστε απλώς το σχέδιό σας και ο παραλήπτης λαμβάνει την πλήρη δομή, τις εικόνες και τη μορφοποίηση στον λογαριασμό του στη στιγμή. Στη συνέχεια, μπορεί να προσθέσει τα δικά του κείμενα, προσωπικούς συνδέσμους και συγκεκριμένο περιεχόμενο, ή να αποθηκεύσει το μήνυμα ως πρότυπο για μελλοντικές καμπάνιες.

Σκεφτείτε περιπτώσεις όπως:

• Ένα σχεδιαστικό γραφείο που μοιράζεται ένα πρότυπο καμπάνιας με τον λογαριασμό Flexmail ενός πελάτη
• Ένας freelancer που παραδίδει ένα σχέδιο σε διαφορετικούς πελάτες
• Τμήματα μιας μεγάλης εταιρείας που μοιράζονται στοιχεία branding μεταξύ τους
• Επωνυμίες που μοιράζονται διαφημιστικά πρότυπα με τους διανομείς τους

Τι χρειάζεστε για να ξεκινήσετε

Πριν ξεκινήσετε με την κοινή χρήση μηνυμάτων, χρειάζεστε τα εξής:

• Ένα μήνυμα που έχετε δημιουργήσει στον Email builder
• Ο παραλήπτης πρέπει επίσης να έχει πρόσβαση σε λογαριασμό Flexmail και επαρκή δικαιώματα για τη δημιουργία emails
• Τη διεύθυνση email ή άλλον τρόπο αποστολής του συνδέσμου κοινής χρήσης στον παραλήπτη (για παράδειγμα μέσω email, Slack ή Teams)

Κοινή χρήση μηνύματος: βήμα προς βήμα

1. Ανοίξτε το μήνυμά σας στον Email builder

   Μεταβείτε στις επιλογές Καμπάνιες → Μηνύματα και ανοίξτε το μήνυμα που θέλετε να μοιραστείτε. Μπορείτε να μοιραστείτε μόνο μηνύματα που έχετε δημιουργήσει στον Email builder.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί κοινής χρήσης

   Επάνω δεξιά στον builder, κάτω από το κουμπί «Αποθήκευση», θα βρείτε το κουμπί κοινής χρήσης. Κάντε κλικ εκεί για να ξεκινήσετε τη διαδικασία κοινής χρήσης.

   

3. Δημιουργήστε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης

   Το Flexmail δημιουργεί έναν μοναδικό, ασφαλή σύνδεσμο που ισχύει για 7 ημέρες. Αυτός ο σύνδεσμος είναι προσωπικός και μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο από άτομα με τα οποία τον μοιράζεστε.

   Έληξε ο σύνδεσμος κοινής χρήσης ή η επαφή σας περίμενε πολύ; Δημιουργήστε ξανά έναν νέο σύνδεσμο μετά το πέρας των 7 ημερών, εφόσον χρειάζεται.

4. Αντιγράψτε και μοιραστείτε τον σύνδεσμο

   Ο σύνδεσμος εμφανίζεται στην οθόνη. Κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή συνδέσμου και στείλτε τον μέσω email, chat ή οποιουδήποτε άλλου καναλιού χρησιμοποιείτε για να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη σας.

   

   Ένα παράδειγμα μηνύματος μπορεί να είναι κάπως έτσι:

   "Γεια σου Sarah, έφτιαξα ένα email για το newsletter μας που μπορείς να χρησιμοποιήσεις ως βάση. Ορίστε ο σύνδεσμος: [ο σύνδεσμος κοινής χρήσης σου]. Μπορείς να το εισαγάγεις εύκολα στον λογαριασμό σου Flexmail και να το προσαρμόσεις όπως θέλεις. Μεταφέρονται επίσης και οι εικόνες. Ο σύνδεσμος ισχύει για 7 ημέρες. Έλεγξε τα placeholders εξατομίκευσης και τους συνδέσμους και προσάρμοσέ τα όπου χρειάζεται."

5. Έτοιμο!

   Το αρχικό σας μήνυμα παραμένει στον λογαριασμό σας, χωρίς καμία αλλαγή. Ο παραλήπτης λαμβάνει ένα αντίγραφο το οποίο μπορεί να επεξεργαστεί χωρίς να επηρεάζεται η δική σας έκδοση.

Λήψη και εισαγωγή κοινόχρηστου μηνύματος

Λάβατε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης από έναν συνάδελφο ή συνεργάτη; Μπορείτε να τον εισαγάγετε στον λογαριασμό σας με μερικά απλά βήματα.

1. Ανοίξτε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης

   Κάντε κλικ στον σύνδεσμο που λάβατε. Μεταφέρεστε αυτόματα σε μια σελίδα προεπισκόπησης όπου μπορείτε να δείτε το μήνυμα.

2. Δείτε την προεπισκόπηση

   Αφιερώστε λίγο χρόνο για να δείτε το μήνυμα. Εδώ βλέπετε την πλήρη μορφοποίηση, τη δομή και τις εικόνες.

   Προσοχή: το δυναμικό περιεχόμενο και οι σύνδεσμοι συστήματος προς φόρμες, έρευνες ή landing pages αφαιρούνται αυτόματα για την αποφυγή προβλημάτων συμβατότητας. Τα placeholders εξατομίκευσης διατηρούνται κανονικά.

   Αυτό είναι απόλυτα φυσιολογικό και ιδιαίτερα πρακτικό. Λαμβάνετε μια καθαρή βάση την οποία μπορείτε να εξατομικεύσετε με το δικό σας περιεχόμενο, χωρίς να δημιουργείται σύγχυση με τα δεδομένα του αρχικού λογαριασμού.

   Δώστε όνομα και κατηγορία στο μήνυμά σας

   Θα σας ζητηθεί να δώσετε ένα όνομα στο εισαγόμενο μήνυμα. Εδώ προτείνουμε το αρχικό όνομα του μηνύματος. Επιλέξτε κάτι ευδιάκριτο για να το βρίσκετε εύκολα αργότερα, για παράδειγμα "Πρότυπο newsletter από Sarah - Δεκέμβριος 2025". Επιπλέον, επιλέγετε σε ποια κατηγορία θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα.

   

   Εισαγάγετε το μήνυμα

   Είστε ικανοποιημένοι με αυτό που βλέπετε; Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή στον λογαριασμό μου. Το Flexmail αντιγράφει ολόκληρο το σχέδιο, μαζί με όλες τις εικόνες, στον λογαριασμό σας. Οι εικόνες αποθηκεύονται στη βιβλιοθήκη πολυμέσων σας.

   

   Εξατομικεύστε και προσαρμόστε το στα μέτρα σας

   Τώρα αρχίζει το ουσιαστικό κομμάτι. Το μήνυμα βρίσκεται πλέον στον λογαριασμό σας και μπορείτε να το διαμορφώσετε πλήρως όπως επιθυμείτε:

   • Προσθέστε τα δικά σας κείμενα και προσφορές
   • Προσαρμόστε τα χρώματα στην εταιρική σας ταυτότητα
   • Αντικαταστήστε τα placeholders με το δικό σας περιεχόμενο
   • Προσθέστε εξατομίκευση σχετική με τις δικές σας επαφές
   • Ενημερώστε τους συνδέσμους προς τον δικό σας ιστότοπο ή τις δικές σας σελίδες προορισμού

Συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές

Για όσους μοιράζονται: κάντε το μήνυμά σας όσο το δυνατόν πιο εύχρηστο

Δημιουργήστε ένα αρκετά γενικό πρότυπο

Αποφύγετε υπερβολικά εξειδικευμένες αναφορές στη δική σας περίπτωση κατά τη διαμόρφωση. Ένα σωστό κοινόχρηστο πρότυπο έχει ουδέτερη βάση, ώστε οι άλλοι να μπορούν να το προσαρμόσουν εύκολα αν αυτός είναι ο σκοπός.

Χρησιμοποιήστε placeholders για μεταβλητό περιεχόμενο

Αντί για τη φράση "Επωφεληθείτε από έκπτωση 20%!", είναι προτιμότερο να γράψετε "[Η προσφορά σας εδώ]". Έτσι, ο παραλήπτης του κοινόχρηστου μηνύματος καταλαβαίνει αμέσως τι πρέπει να αλλάξει.

Προσέξτε τις εικόνες

Οι εικόνες που χρησιμοποιείτε εισάγονται αυτόματα στον λογαριασμό του παραλήπτη. Βεβαιωθείτε ότι είναι καλής ποιότητας και παραμένουν σχετικές, ακόμη και έξω από το δικό σας πλαίσιο.

Αποφύγετε την πολύπλοκη εξατομίκευση

Κρατήστε το πρότυπό σας σχετικά απλό όσον αφορά το δυναμικό περιεχόμενο. Να θυμάστε ότι τα στοιχεία που αφορούν αποκλειστικά τον λογαριασμό σας αφαιρούνται ούτως ή άλλως κατά την κοινή χρήση.

Για παραλήπτες: προσαρμόστε το στα μέτρα σας

Ελέγχετε πάντα όλους τους συνδέσμους

Οι σύνδεσμοι στο αρχικό μήνυμα μπορεί να μην εξυπηρετούν τις δικές σας ανάγκες. Ελέγξτε όλα τα κουμπιά, τα κείμενα και τους συνδέσμους κειμένου και συνδέστε τα με τον δικό σας ιστότοπο, τις δικές σας σελίδες προορισμού ή τα προϊόντα σας.

Δοκιμάστε την εξατομίκευση

Προσθέστε τα δικά σας πεδία εξατομίκευσης και ελέγξτε τα προσεκτικά πριν στείλετε το μήνυμα σε ολόκληρο το κοινό σας. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία προεπισκόπησης για να βεβαιωθείτε ότι όλα εμφανίζονται σωστά.

Προσαρμόστε τον αποστολέα

Μην ξεχάσετε να ελέγξετε το υποσέλιδο, τα στοιχεία διεύθυνσης και κάθε αντίστοιχη πληροφορία.

Σκεφτείτε το κοινό σας

Ένα πρότυπο που απέδωσε εξαιρετικά για μια άλλη επιχείρηση ίσως χρειάζεται αλλαγές για το δικό σας κοινό. Προσαρμόστε το ύφος επικοινωνίας, το οπτικό υλικό και τις προσφορές όπου κρίνεται απαραίτητο.

Για ομάδες και συνεργάτες: συνεργαστείτε αποτελεσματικά

Συμφωνήστε στους κανόνες ονοματοδοσίας

Αν μοιράζεστε συχνά πρότυπα μέσα στην ομάδα, ορίστε μια ξεκάθαρη μορφή ονομάτων. Για παράδειγμα: "[Μήνας] - [Τύπος] - [Δημιουργός]", ώστε όλοι να καταλαβαίνουν αμέσως περί τίνος πρόκειται. Μπορείτε επίσης να αξιοποιήσετε σωστά τις κατηγορίες σας.

Μοιραστείτε τα συμπεράσματά σας

Η κοινή χρήση ενός προτύπου είναι χρήσιμη, αλλά εξίσου χρήσιμο είναι να μοιράζεστε και όσα μάθατε. Ποια γραμμή θέματος απέδωσε καλά; Ποιο κουμπί ενεργειών είχε τη μεγαλύτερη ανταπόκριση; Αυτές οι πληροφορίες δίνουν ακόμη μεγαλύτερη αξία στο πρότυπό σας. Πώς λειτούργησε το κοινόχρηστο μήνυμα για το δικό σας κοινό;

Χρησιμοποιήστε το στην ένταξη νέων συνεργατών

Οι νέοι συνάδελφοι ή πελάτες μπορούν να διδαχθούν πολλά από τα καλύτερα πρότυπά σας. Εντάξτε την κοινή χρήση μηνυμάτων στη διαδικασία εκπαίδευσής τους.

Συνηθισμένα λάθη και πώς να τα αποφύγετε

«Ο σύνδεσμος δεν λειτουργεί πλέον»

Πρόβλημα: Προσπαθείτε να ανοίξετε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης, αλλά εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος.

Λύση: Οι σύνδεσμοι κοινής χρήσης ισχύουν για 7 ημέρες. Αν ο σύνδεσμος έληξε, ζητήστε από το άτομο που μοιράστηκε το μήνυμα να δημιουργήσει έναν νέο. Αυτή η ενέργεια παίρνει μόνο λίγα δευτερόλεπτα.

«Δεν έχει ρυθμιστεί δυναμικό περιεχόμενο»

Πρόβλημα: Μετά την εισαγωγή παρατηρείτε ότι το δυναμικό περιεχόμενο λείπει.

Λύση: Δεν πρόκειται για σφάλμα, αλλά για κανονική λειτουργία. Το σύστημα αφαιρεί αυτόματα περιεχόμενο που συνδέεται αποκλειστικά με τον αρχικό λογαριασμό, ώστε να αποφεύγονται προβλήματα συμβατότητας. Έτσι έχετε μια καθαρή βάση.

«Δεν βρίσκω τις εικόνες στον λογαριασμό μου»

Πρόβλημα: Τι απέγιναν οι εικόνες αυτού του μηνύματος; Πού μπορώ να τις βρω;

Λύση: Κατά την εισαγωγή, αποθηκεύουμε τις εικόνες στον κεντρικό φάκελο της δικής σας βιβλιοθήκης πολυμέσων. Μπορείτε να τις μετακινήσετε σε άλλο σημείο αν θέλετε.

«Δεν μπορώ να μοιραστώ μήνυμα»

Πρόβλημα: Δεν βλέπετε το κουμπί κοινής χρήσης.

Λύση: Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα δημιουργήθηκε στον Email builder. Μπορείτε να αναδημιουργήσετε στον builder ένα μήνυμα που φτιάχτηκε με άλλα εργαλεία σχεδίασης και στη συνέχεια να το μοιραστείτε.

«Ο πελάτης μου δεν έχει πρόσβαση»

Πρόβλημα: Θέλετε να μοιραστείτε ένα πρότυπο, αλλά ο παραλήπτης δεν μπορεί να το εισαγάγει.

Λύση: Ο παραλήπτης πρέπει να διαθέτει επαρκή δικαιώματα για τη δημιουργία νέου μηνύματος. Μπορεί να επικοινωνήσει με τον διαχειριστή του λογαριασμού του για να ρυθμίσει τα κατάλληλα δικαιώματα.

Απόρρητο και ασφάλεια

Στο Flexmail αντιμετωπίζουμε το απόρρητό σας με υπευθυνότητα, ακόμη και κατά την κοινή χρήση μηνυμάτων.

Μοναδικοί, προσωρινοί σύνδεσμοι

Κάθε σύνδεσμος κοινής χρήσης που δημιουργείτε είναι μοναδικός και ισχύει μόνο για 7 ημέρες. Αυτό σημαίνει ότι το πρότυπό σας δεν παραμένει προσβάσιμο επ' αόριστον και διατηρείτε πάντα τον έλεγχο όσων μοιράζεστε.

Αυτόματη αφαίρεση περιεχομένου

Το σύστημα αφαιρεί αυτόματα στοιχεία που αφορούν συγκεκριμένα τον λογαριασμό σας, όπως εσωτερικούς συνδέσμους και δυναμικό περιεχόμενο, τα οποία δεν θα λειτουργούσαν σε άλλον λογαριασμό.

Το πρωτότυπο παραμένει ανέπαφο

Κατά την κοινή χρήση ενός μηνύματος δημιουργείται ένα αντίγραφο για τον παραλήπτη. Το αρχικό σας μήνυμα μένει ακριβώς όπως είναι, και οι αλλαγές που κάνει ο παραλήπτης δεν επηρεάζουν τη δική σας έκδοση. Επιπλέον, μοιράζεστε πάντα την έκδοση που υπήρχε τη στιγμή δημιουργίας του συνδέσμου.

Ευθύνη του παραλήπτη

Όταν κάποιος εισαγάγει το πρότυπό σας, αναλαμβάνει πλήρως την ευθύνη για το μήνυμα στον δικό του λογαριασμό. Πρέπει να βεβαιωθεί ότι το περιεχόμενο, οι σύνδεσμοι και η εξατομίκευση είναι σωστά πριν στείλει το μήνυμα στο κοινό του.

Επόμενα βήματα

Τώρα που γνωρίζετε πώς να μοιράζεστε μηνύματα, ακολουθούν μερικές προτάσεις για να αξιοποιήσετε τη λειτουργία στο έπακρο:

• Ξεκινήστε απλά και αποκτήστε εμπειρία

  Ξεκινήστε μοιράζοντας ένα απλό email με έναν συνάδελφο ή πελάτη. Με αυτόν τον τρόπο μαθαίνετε πώς λειτουργεί η διαδικασία πριν αρχίσετε να μοιράζεστε πιο σύνθετα σχέδια.

• Αποθηκεύστε το μήνυμά σας ως πρότυπο

  Δημιουργήσατε ένα email με εξαιρετικά αποτελέσματα; Αποθηκεύστε το ως πρότυπο στον λογαριασμό σας, ώστε να το χρησιμοποιείτε και εσείς ως βάση για μελλοντικές καμπάνιες.

• Εξερευνήστε περισσότερο τον Email builder

  Αν δεν έχετε γνωρίσει ακόμη όλες τις δυνατότητες του νέου builder, αφιερώστε λίγο χρόνο για να τις δοκιμάσετε. Από προηγμένες ρυθμίσεις διάταξης μέχρι δυναμικό περιεχόμενο, υπάρχουν πολλές επιλογές στη διάθεσή σας.