GDPR στην πράξη: πώς να χειριστείτε αιτήματα δεδομένων και να τεκμηριώνετε τη συγκατάθεση στο Flexmail

Όταν κάποιος σάς ζητά αντίγραφο των δεδομένων του, ή ζητά να «ξεχαστεί», μπορεί να αισθάνεστε πως πρόκειται για συντριπτικό καθήκον — ειδικά αν χρησιμοποιείτε πολλά εργαλεία. Αυτό το άρθρο εξηγεί ακριβώς ποιες είναι οι ευθύνες σας ως πελάτης Flexmail, τι αποθηκεύει το Flexmail για τις επαφές σας, και πώς μπορείτε να βρείτε και να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να ανταποκριθείτε σε συνηθισμένα αιτήματα GDPR.

Κατανόηση του ρόλου σας

Βάσει του GDPR, είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι είστε υπεύθυνοι για τον καθορισμό γιατί και πώς επεξεργάζονται τα προσωπικά δεδομένα των επαφών σας. Το Flexmail είναι ο εκτελών την επεξεργασία: επεξεργαζόμαστε δεδομένα εκ μέρους σας και σύμφωνα με τις οδηγίες σας, όπως ορίζεται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA).

Σε πρακτικό επίπεδο, αυτό σημαίνει ότι όταν μία από τις επαφές σας υποβάλει αίτημα GDPR σε εσάς, εσείς είστε αυτός που πρέπει να ανταποκριθεί. Το Flexmail σάς παρέχει εργαλεία για να το κάνετε.

Τι δεδομένα αποθηκεύει το Flexmail για μια επαφή;

Πριν μπορέσετε να ανταποκριθείτε σε οποιοδήποτε αίτημα, βοηθά να γνωρίζετε τι πληροφορίες κρατά πραγματικά το Flexmail. Για κάθε επαφή στον λογαριασμό σας, το Flexmail μπορεί να αποθηκεύει:

• Διεύθυνση email και οποιαδήποτε πεδία επαφής έχετε ρυθμίσει (όνομα, αριθμός τηλεφώνου, εταιρεία, προσαρμοσμένα πεδία κ.λπ.)
• Την πηγή ή πηγές μέσω των οποίων η επαφή προστέθηκε στη βάση δεδομένων σας. Εάν εγγράφηκε μέσω φόρμας opt-in του Flexmail, το Flexmail καταγράφει αυτόματα ποια φόρμα χρησιμοποιήθηκε. Εάν τις εισαγάγατε χειροκίνητα, μπορείτε να προσθέσετε ετικέτα πηγής μόνοι σας.
• Ενδιαφέροντα και τμήματα στα οποία ανήκει η επαφή
• Ιστορικό καμπανιών: ποια emails έλαβε, άνοιξε ή έκανε κλικ
• Συμβάντα διαγραφής: αν έκανε κλικ σε σύνδεσμο διαγραφής και πότε

Αυτά τα δεδομένα αποθηκεύονται στον λογαριασμό Flexmail σας για όσο χρόνο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός.

Πώς να εξαγάγετε πλήρη αναφορά δεδομένων για μία επαφή

Εάν μια επαφή υποβάλει αίτημα δικαιώματος πρόσβασης (θέλει να γνωρίζει τι δεδομένα κρατάτε γι' αυτήν), ακολουθεί ο τρόπος εύρεσης όλων όσων έχει το Flexmail για αυτό το πρόσωπο.

1. Μεταβείτε στις Επαφές στην κύρια πλοήγηση.

2. Αναζητήστε την επαφή με διεύθυνση email.

3. Ανοίξτε το προφίλ της επαφής. Εδώ θα δείτε όλα τα πεδία επαφής, τις πηγές και τα ενδιαφέροντα που συνδέονται με αυτό το πρόσωπο.

   

4. Για να λάβετε ιστορικό καμπανιών, μεταβείτε στις Επαφές > Αναφορές επαφών > Έναρξη νέας αναζήτησης, εισάγετε τη διεύθυνση email, επιλέξτε όλα τα στοιχεία και ορίστε χρονικό πλαίσιο. Αυτό δημιουργεί αναφορά επαφής που περιλαμβάνει:

   • Ημερομηνία εισαγωγής ή εγγραφής
   • Φόρμα opt-in που χρησιμοποιήθηκε (εάν ισχύει)
   • Καμπάνιες που αποστάλθηκαν σε αυτή την επαφή
   • Ανοίγματα και κλικ
   • Κλικ σε σύνδεσμο διαγραφής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την αναφορά ως βάση για την απάντησή σας στο υποκείμενο των δεδομένων. Λάβετε υπόψη ότι μπορεί επίσης να χρειαστεί να συλλέξετε δεδομένα από άλλα εργαλεία που χρησιμοποιείτε παράλληλα με το Flexmail, όπως το CRM, το webshop ή η πλατφόρμα ανάλυσης.

Πώς τεκμηριώνεται η συγκατάθεση στο Flexmail

Η τεκμηρίωση συγκατάθεσης είναι μία από τις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις που λαμβάνουμε. Ακολουθεί πώς σας βοηθά το Flexmail με αυτό.

Όταν μια επαφή εγγράφεται μέσω φόρμας opt-in του Flexmail, το Flexmail καταγράφει αυτόματα το όνομα φόρμας ως πηγή στο προφίλ της επαφής. Αυτό σάς λέει πού και πώς η επαφή εισήλθε στη βάση δεδομένων σας. Η ίδια η φόρμα λειτουργεί ως στιγμή συγκατάθεσης: η επαφή συμπλήρωσε ενεργά τη φόρμα σας και την υπέβαλε.

Όταν εισάγετε επαφές χειροκίνητα, είστε υπεύθυνοι για την τεκμηριωμένη συγκατάθεση εκτός Flexmail (για παράδειγμα, υπογεγραμμένη έντυπη φόρμα, πλαίσιο ελέγχου στον δικό σας ιστότοπο ή εγγραφή στο CRM). Κατά την εισαγωγή, προσθέστε σαφή ετικέτα πηγής, όπως "Εμπορική έκθεση Βρυξέλλες – Μάιος 2024" ή "Opt-in ολοκλήρωσης αγοράς webshop – Τ1 2025". Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολη την ανίχνευση συγκατάθεσης αργότερα.

Συμβουλή υποστήριξης Προσθέτετε πηγή κάθε φορά που προσθέτετε επαφές στο Flexmail — είτε μέσω φόρμας, εισαγωγής ή σύνδεσης API. Μια επαφή μπορεί να έχει πολλαπλές πηγές εάν εγγράφηκε περισσότερες από μία φορές μέσω διαφορετικών καναλιών. Όσο πιο ακριβείς είναι οι ετικέτες πηγής σας, τόσο πιο εύκολο γίνεται να αποδείξετε πότε και πώς λάβατε συγκατάθεση.

Γιατί η διαγραφή επαφών είναι σχεδόν πάντα λάθος επιλογή

Μπορεί να είναι δελεαστικό να διαγράφετε επαφές από το Flexmail για αναδιάρθρωση της βάσης δεδομένων και νέα αρχή, για παραμονή εντός του τρέχοντος ορίου επαφών, ή απλώς επειδή κάποιος έχει διαγραφεί και δεν βλέπετε λόγο να τον κρατάτε. Σχεδόν σε κάθε περίπτωση, η διαγραφή επαφής δημιουργεί περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει.

Χάνετε μόνιμα όλα τα ιστορικά δεδομένα.

Όταν διαγράφετε επαφή, εξαφανίζονται όλα όσα έχει συλλέξει το Flexmail γι' αυτήν: οι πηγές, το ιστορικό καμπανιών, ποια emails έλαβε, ποιους συνδέσμους έκλεισε και πότε διαγράφηκε. Εάν επανεισάγετε τη διεύθυνση email αυτής της επαφής αργότερα, το Flexmail τη μεταχειρίζεται ως εντελώς νέα επαφή χωρίς ιστορικό. Δεν υπάρχει τρόπος επανασύνδεσής της με την προηγούμενη εγγραφή της.

Τα προηγουμένως αποσταλέντα emails σταματούν να λειτουργούν σωστά γι' αυτό το πρόσωπο.

Οι παρακολουθούμενοι σύνδεσμοι μέσα σε καμπάνιες που έχετε ήδη αποστείλει θα συνεχίσουν να λειτουργούν ως κανονικοί σύνδεσμοι, οπότε ο παραλήπτης μπορεί ακόμα να κάνει κλικ για τον ιστότοπό σας. Ωστόσο, το Flexmail δεν μπορεί πλέον να καταγράφει αυτά τα κλικ έναντι προφίλ επαφής, επειδή το προφίλ δεν υπάρχει πλέον. Πιο σημαντικά, εάν αυτό το πρόσωπο κάνει κλικ σε σύνδεσμο διαγραφής σε παλαιότερο email, η διαγραφή δεν έχει πού να καταγραφεί. Δεν θα προστεθεί στη μαύρη λίστα σας, που σημαίνει ότι θα μπορούσε να του αποσταλεί email σε μελλοντική αποστολή ή εισαγωγή. Αυτό είναι ακριβώς το αποτέλεσμα που υπάρχει η μαύρη λίστα για να αποτρέπει.

Χάνετε την προστασία opt-out.

Όταν μια επαφή διαγράφεται μέσω email Flexmail, προστίθεται στη μαύρη λίστα σας. Η μαύρη λίστα είναι αυτό που σάς εμποδίζει να επικοινωνήσετε κατά λάθος μαζί τους ξανά, ακόμα και αν η διεύθυνση email τους εμφανιστεί σε μελλοντική εισαγωγή ή συγχρονισμό CRM. Εάν διαγράψετε επαφή αντί να αφήσετε τη μαύρη λίστα να κάνει τη δουλειά της, αυτή η προστασία εξαφανίζεται εντελώς.

Τι να κάνετε αντί αυτού.

Εάν μια επαφή έχει διαγραφεί, αφήστε την στη μαύρη λίστα. Εάν πλησιάζετε σε όριο επαφών, θυμηθείτε ότι ένα αυξανόμενο κοινό είναι καλό πράγμα. Το email marketing έχει την υψηλότερη απόδοση επένδυσης από οποιοδήποτε κανάλι marketing, και η λίστα επαφών σας είναι ένα από τα πιο πολύτιμα επιχειρηματικά σας στοιχεία. Ο στόχος είναι να αποστέλλετε ισχυρές καμπάνιες συνεπώς και να επαναφέρετε τους ανθρώπους στον ιστότοπο και τα προϊόντα σας — όχι να συρρικνώνετε τη λίστα σας. Εάν πραγματικά χρειάζεται να μειώσετε τον αριθμό επαφών, εστιαστείτε στην αφαίρεση σκληρών αναπηδήσεων και διευθύνσεων που δεν έχουν ποτέ αλληλεπιδράσει, αντί για διαγραφή πραγματικών επαφών. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης για συζήτηση της κατάλληλης προσέγγισης για την κατάστασή σας.

Προσοχή Η μόνη περίπτωση όπου η διαγραφή επαφής είναι κατάλληλη είναι όταν λαμβάνετε επαληθευμένο αίτημα δικαιώματος διαγραφής βάσει GDPR. Ακόμα και τότε, βεβαιωθείτε ότι εξάγετε πρώτα την αναφορά επαφής και κρατάτε εγγραφή στη δική σας διαχείριση ότι η διαγραφή ολοκληρώθηκε.

Πώς να χειριστείτε αίτημα δικαιώματος διαγραφής ("δικαίωμα στη λήθη")

Εάν μια επαφή σάς ζητήσει να διαγράψετε όλα τα δεδομένα της, ακολουθεί η συνιστώμενη προσέγγιση στο Flexmail:

1. Βρείτε την επαφή στην επισκόπηση Επαφών.
2. Πριν διαγράψετε, εξαγάγετε την αναφορά επαφής (βλ. παραπάνω) και αποθηκεύστε την στα δικά σας αρχεία. Μπορεί να χρειαστεί να αποδείξετε ότι επεξεργαστήκατε το αίτημα διαγραφής.
3. Διαγράψτε την επαφή από το Flexmail.

Προειδοποίηση: η διαγραφή επαφής αφαιρεί τα δεδομένα της από την ενεργή βάση δεδομένων σας, αλλά αφαιρεί επίσης το ιστορικό opt-out. Εάν υπάρχει οποιαδήποτε πιθανότητα αυτό το πρόσωπο να καταλήξει σε μελλοντική εισαγωγή, κρατήστε σημείωση στη δική σας διαχείριση ότι αυτή η διεύθυνση email δεν πρέπει να επανεπικοινωνήσει. Η DPA σας με το Flexmail δεν καλύπτει αυτόματα δεδομένα που διατηρούνται σε άλλα συστήματα, οπότε βεβαιωθείτε ότι διαγράφετε ή ανωνυμοποιείτε επίσης την επαφή στο CRM, webshop και οποιαδήποτε άλλα εργαλεία χρησιμοποιείτε.

Χειρισμός αιτημάτων GDPR σε πολλαπλά συστήματα

Πολλοί πελάτες Flexmail χρησιμοποιούν το Flexmail παράλληλα με άλλα εργαλεία. Ακολουθεί απλή λίστα ελέγχου για όταν λαμβάνετε αίτημα GDPR:

• Εξαγωγή αναφοράς επαφής από το Flexmail
• Έλεγχος CRM για δεδομένα συνδεδεμένα με αυτό το πρόσωπο
• Έλεγχος webshop ή συστήματος κράτησης
• Έλεγχος οποιωνδήποτε άλλων ενσωματώσεων (Zapier, συνδέσεις API, εργαλεία ανάλυσης)
• Τεκμηρίωση ότι ολοκληρώσατε το αίτημα και η ημερομηνία ανταπόκρισης

Βάσει GDPR, έχετε ένα μήνα για να ανταποκριθείτε σε αίτημα υποκειμένου δεδομένων.

Τι καλύπτει η DPA του Flexmail

Όταν χρησιμοποιείτε το Flexmail, συμφωνείτε αυτόματα στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων. Αυτή η συμφωνία επιβεβαιώνει ότι:

• Το Flexmail επεξεργάζεται τα δεδομένα των επαφών σας μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες σας
• Όλη η επεξεργασία πραγματοποιείται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή σε χώρες με επαρκές επίπεδο προστασίας
• Το Flexmail θα σας βοηθήσει εάν υποκείμενο δεδομένων επικοινωνήσει απευθείας με το Flexmail σχετικά με τα δεδομένα του
• Παραμένετε υπεύθυνοι για τη νομιμότητα των δεδομένων που παρέχετε στο Flexmail, συμπεριλαμβανομένου του αν έχετε έγκυρη συγκατάθεση

Εάν ποτέ σάς ζητηθεί από υποκείμενο δεδομένων ή εποπτική αρχή να αποδείξετε ότι το email marketing σας συμμορφώνεται με το GDPR, η DPA σας με το Flexmail είναι ένα από τα έγγραφα που θα θέλετε να έχετε πρόχειρα.

Επόμενα βήματα

Τώρα που κατανοείτε πώς παρακολουθείται η συγκατάθεση και πώς να χειρίζεστε αιτήματα δεδομένων, ένα καλό επόμενο βήμα είναι να ελέγξετε τις τρέχουσες φόρμες opt-in στο Flexmail και να βεβαιωθείτε ότι η καθεμία έχει σαφές, περιγραφικό όνομα (που θα χρησιμοποιείται ως πηγή).

Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με συγκεκριμένο σενάριο GDPR ή χρειάζεστε βοήθεια για εξαγωγή αναφοράς επαφής, η ομάδα υποστήριξής μας είναι διαθέσιμη να βοηθήσει.