GDPR στην πράξη: πώς να χειριστείτε αιτήματα δεδομένων και να τεκμηριώνετε τη συγκατάθεση στο Flexmail

Όταν κάποιος σας ζητά αντίγραφο των δεδομένων του ή υποβάλλει αίτημα διαγραφής, η διαδικασία μπορεί να φαίνεται περίπλοκη, ειδικά αν χρησιμοποιείτε πολλά εργαλεία. Αυτό το άρθρο εξηγεί ακριβώς ποιες είναι οι ευθύνες σας ως πελάτης του Flexmail, τι αποθηκεύει το Flexmail για τις επαφές σας, καθώς και πώς μπορείτε να βρείτε και να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να απαντήσετε σε συνήθη αιτήματα GDPR.

Κατανόηση του ρόλου σας

Βάσει του GDPR, είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Αυτό σημαίνει ότι είστε υπεύθυνοι για τον καθορισμό του σκοπού και του τρόπου επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων των επαφών σας. Το Flexmail είναι ο εκτελών την επεξεργασία: επεξεργαζόμαστε δεδομένα για λογαριασμό σας και σύμφωνα με τις οδηγίες σας, όπως ορίζεται στη Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (DPA).

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι όταν μία από τις επαφές σας υποβάλλει ένα αίτημα GDPR σε εσάς, εσείς είστε αυτός που πρέπει να απαντήσει. Το Flexmail σας παρέχει τα εργαλεία για να το κάνετε.

Ποια δεδομένα αποθηκεύει το Flexmail για μια επαφή;

Πριν απαντήσετε σε ένα αίτημα, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε ποιες πληροφορίες διατηρεί στην πραγματικότητα το Flexmail. Για κάθε επαφή στον λογαριασμό σας, το Flexmail μπορεί να αποθηκεύει τα εξής:

• Διεύθυνση email και τυχόν πεδία επαφής που έχετε ορίσει (όνομα, αριθμός τηλεφώνου, εταιρεία, προσαρμοσμένα πεδία κ.λπ.)
• Την πηγή ή τις πηγές μέσω των οποίων προστέθηκε η επαφή στη βάση δεδομένων σας. Εάν εγγράφηκε μέσω μιας φόρμας opt-in του Flexmail, το Flexmail καταγράφει αυτόματα ποια φόρμα χρησιμοποιήθηκε. Εάν την εισαγάγατε χειροκίνητα, μπορείτε να προσθέσετε μόνοι σας μια ετικέτα πηγής.
• Ενδιαφέροντα και τμήματα στα οποία ανήκει η επαφή
• Ιστορικό εκστρατειών: ποια email έλαβε και σε ποια έκανε κλικ μια επαφή. Το Flexmail παρακολουθεί τα ανοίγματα για επαφές που δεν έχουν επιλέξει ρητά «Όχι» και, εφόσον είναι ενεργή η πολιτική συγκατάθεσης παρακολούθησης ανοίγματος, μόνο για επαφές με συγκατάθεση «Ναι».
• Συμβάντα διαγραφής: αν η επαφή έκανε κλικ σε σύνδεσμο διαγραφής και πότε

Αυτά τα δεδομένα αποθηκεύονται στον λογαριασμό σας στο Flexmail για όσο διάστημα ο λογαριασμός σας παραμένει ενεργός.

Λήψη πλήρους αναφοράς δεδομένων για μία επαφή

Εάν μια επαφή ασκήσει το δικαίωμα πρόσβασης (θέλει να γνωρίζει ποια δεδομένα διατηρείτε γι' αυτήν), μπορείτε να βρείτε όλα όσα διαθέτει το Flexmail για αυτό το άτομο με τα εξής βήματα.

1. Μεταβείτε στην επιλογή Επαφές στο κύριο μενού πλοήγησης.
2. Αναζητήστε την επαφή βάσει διεύθυνσης email.

3. Ανοίξτε το προφίλ της επαφής. Εδώ βλέπετε όλα τα πεδία επαφής, τις πηγές και τα ενδιαφέροντα που συνδέονται με αυτό το άτομο.

   

4. Για το ιστορικό εκστρατειών, μεταβείτε στις Επαφές → Αναφορά επαφής → Δημιουργία νέας αναζήτησης, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email, επιλέξτε όλα τα στοιχεία και ορίστε μια χρονική περίοδο. Αυτό δημιουργεί μια αναφορά επαφής με:

   - Ημερομηνία εισαγωγής ή εγγραφής

   - Φόρμα opt-in που χρησιμοποιήθηκε (εφόσον ισχύει)

   - Εκστρατείες που στάλθηκαν σε αυτή την επαφή

   - Ανοίγματα και κλικ

   - Κλικ σε συνδέσμους διαγραφής

   
   

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την αναφορά ως βάση για την απάντησή σας προς το υποκείμενο των δεδομένων. Λάβετε υπόψη ότι ίσως χρειαστεί να συγκεντρώσετε δεδομένα και από άλλα εργαλεία που χρησιμοποιείτε παράλληλα με το Flexmail, όπως το CRM, το ηλεκτρονικό σας κατάστημα ή την πλατφόρμα στατιστικών σας.

Πώς τεκμηριώνεται η συγκατάθεση στο Flexmail

Η τεκμηρίωση της συγκατάθεσης είναι ένα από τα πιο συχνά ερωτήματα που λαμβάνουμε. Το Flexmail σας βοηθά σε αυτό με τον ακόλουθο τρόπο.

Όταν μια επαφή εγγράφεται μέσω μιας φόρμας opt-in του Flexmail, το Flexmail καταγράφει αυτόματα το όνομα της φόρμας ως πηγή στο προφίλ της επαφής. Αυτό σας δείχνει πού και πώς εισήλθε η επαφή στη βάση δεδομένων σας. Η ίδια η φόρμα αποτελεί τη στιγμή της συγκατάθεσης, καθώς η επαφή συμπλήρωσε ενεργά και υπέβαλε τη φόρμα σας.

Όταν εισάγετε επαφές χειροκίνητα, είστε υπεύθυνοι για την τεκμηρίωση της συγκατάθεσης εκτός του Flexmail (για παράδειγμα, ένα υπογεγραμμένο έντυπο, ένα πλαίσιο επιλογής στον ιστότοπό σας ή μια εγγραφή στο CRM σας). Κατά την εισαγωγή, προσθέστε μια σαφή ετικέτα πηγής, όπως «Εμπορική έκθεση Βρυξέλλες – Μάιος 2024» ή «Ολοκλήρωση αγοράς ηλεκτρονικού καταστήματος opt-in – Q1 2025». Αυτό διευκολύνει πολύ τον εντοπισμό της συγκατάθεσης εκ των υστέρων.

Το αρχείο καταγραφής συγκατάθεσης στην καρτέλα της επαφής εμφανίζει, για κάθε αλλαγή στη συγκατάθεση παρακολούθησης ανοίγματος, τη χρονική σήμανση (UTC), τη νέα τιμή, την πηγή της επιλογής και μια παρατήρηση. Χρησιμοποιήστε το για να αποδείξετε πότε και πώς έκανε την επιλογή της μια επαφή. Εάν εισάγετε δεδομένα συγκατάθεσης ή τα στέλνετε μέσω του API, είστε οι ίδιοι υπεύθυνοι για την εγκυρότητά τους.

Γιατί η διαγραφή επαφών είναι σχεδόν πάντα λάθος επιλογή

Μπορεί να είναι δελεαστικό να διαγράψετε επαφές από το Flexmail για να αναδιοργανώσετε τη βάση δεδομένων σας και να ξεκινήσετε από την αρχή, για να παραμείνετε εντός του τρέχοντος ορίου επαφών σας, ή απλώς επειδή κάποιος έχει διαγραφεί και θεωρείτε ότι δεν υπάρχει λόγος να τον κρατήσετε. Σχεδόν σε κάθε περίπτωση, η διαγραφή μιας επαφής δημιουργεί περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει.

Χάνετε όλα τα ιστορικά δεδομένα οριστικά.

Όταν διαγράφετε μια επαφή, εξαφανίζονται όλα όσα έχει καταγράψει το Flexmail γι' αυτήν: οι πηγές, το ιστορικό εκστρατειών, ποια email έλαβε, σε ποιους συνδέσμους έκανε κλικ και πότε διαγράφηκε. Εάν εισαγάγετε ξανά τη διεύθυνση email αυτής της επαφής αργότερα, το Flexmail θα την αντιμετωπίσει ως εντελώς νέα επαφή χωρίς ιστορικό. Δεν υπάρχει τρόπος να συνδεθεί ξανά με την προηγούμενη εγγραφή της.

Τα email που είχαν σταλεί παλαιότερα δεν λειτουργούν πλέον σωστά για αυτό το άτομο.

Οι σύνδεσμοι με παρακολούθηση σε εκστρατείες που έχετε ήδη στείλει θα συνεχίσουν να λειτουργούν ως απλοί σύνδεσμοι, επιτρέποντας στον παραλήπτη να μεταβεί στον ιστότοπό σας. Ωστόσο, το Flexmail δεν μπορεί πλέον να καταγράψει αυτά τα κλικ στο προφίλ της επαφής, επειδή το προφίλ δεν υπάρχει πια. Το πιο σημαντικό είναι ότι αν αυτό το άτομο κάνει κλικ σε έναν σύνδεσμο διαγραφής σε ένα παλαιότερο email, η διαγραφή δεν μπορεί να καταγραφεί πουθενά. Το άτομο δεν προστίθεται στη μαύρη λίστα σας, πράγμα που σημαίνει ότι μπορεί να λάβει ξανά email σε μια μελλοντική αποστολή ή εισαγωγή. Αυτή είναι ακριβώς η συνέπεια που υπάρχει η μαύρη λίστα για να αποτρέπει.

Χάνετε την προστασία εξαίρεσης.

Όταν μια επαφή διαγράφεται μέσω ενός email του Flexmail, προστίθεται στη μαύρη λίστα σας. Η μαύρη λίστα είναι αυτό που σας προστατεύει από το να επικοινωνήσετε ξανά κατά λάθος μαζί της, ακόμη και αν η διεύθυνση email της εμφανιστεί σε μια μελλοντική εισαγωγή ή σε συγχρονισμό CRM. Εάν διαγράψετε μια επαφή αντί να αφήσετε τη μαύρη λίστα να λειτουργήσει, αυτή η προστασία χάνεται εντελώς.

Τι μπορείτε να κάνετε εναλλακτικά.

Εάν μια επαφή έχει διαγραφεί από τις λήψεις, αφήστε την στη μαύρη λίστα. Εάν πλησιάζετε το όριο επαφών σας, λάβετε υπόψη ότι ένα αυξανόμενο κοινό είναι θετικό στοιχείο. Το email marketing έχει την υψηλότερη απόδοση επένδυσης από όλα τα κανάλια marketing, και η λίστα επαφών σας είναι ένα από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησής σας. Ο στόχος είναι να στέλνετε ποιοτικές εκστρατείες και να οδηγείτε τους χρήστες σταθερά πίσω στον ιστότοπο και στα προϊόντα σας. Εάν χρειάζεται πραγματικά να μειώσετε τον αριθμό των επαφών σας, επικεντρωθείτε στην αφαίρεση των οριστικών αποτυχιών παράδοσης και των διευθύνσεων που δεν είχαν ποτέ καμία αλληλεπίδραση. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξής μας για να εξετάσετε την κατάλληλη προσέγγιση για την περίπτωσή σας.

Πώς να χειριστείτε ένα δικαίωμα διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»)

Εάν μια επαφή σας ζητήσει να διαγράψετε όλα τα δεδομένα της, ακολουθήστε την προτεινόμενη διαδικασία στο Flexmail:

1. Εντοπίστε την επαφή στην επισκόπηση επαφών σας.
2. Πριν από τη διαγραφή, εξαγάγετε την αναφορά επαφής (δείτε παραπάνω) και αποθηκεύστε την στα δικά σας αρχεία. Ενδέχεται να χρειαστεί να αποδείξετε ότι διεκπεραιώσατε το αίτημα διαγραφής.
3. Διαγράψτε την επαφή από το Flexmail.

Διαχείριση αιτημάτων GDPR σε πολλαπλά συστήματα

Πολλοί πελάτες του Flexmail χρησιμοποιούν το Flexmail παράλληλα με άλλα εργαλεία. Ακολουθεί μια απλή λίστα ελέγχου για τις ενέργειές σας όταν λαμβάνετε ένα αίτημα GDPR:

• Εξαγάγετε την αναφορά επαφής από το Flexmail
• Ελέγξτε το CRM σας για δεδομένα που συνδέονται με αυτό το άτομο
• Ελέγξτε το ηλεκτρονικό σας κατάστημα ή το σύστημα κρατήσεων
• Ελέγξτε τυχόν άλλες διασυνδέσεις (Zapier, συνδέσεις API, εργαλεία στατιστικών)
• Καταγράψτε ότι ολοκληρώσατε το αίτημα και την ημερομηνία κατά την οποία απαντήσατε

Βάσει του GDPR, έχετε προθεσμία ενός μήνα για να απαντήσετε σε αίτημα υποκειμένου των δεδομένων.

Τι καλύπτει η σύμβαση DPA του Flexmail

Όταν χρησιμοποιείτε το Flexmail, αποδέχεστε αυτόματα τη Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων. Αυτή η σύμβαση επιβεβαιώνει τα εξής:

• Το Flexmail επεξεργάζεται τα δεδομένα των επαφών σας αποκλειστικά σύμφωνα με τις οδηγίες σας
• Όλη η επεξεργασία πραγματοποιείται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή σε χώρες με επαρκές επίπεδο προστασίας
• Το Flexmail θα σας βοηθήσει εάν ένα υποκείμενο των δεδομένων επικοινωνήσει απευθείας με το Flexmail σχετικά με τα δεδομένα του
• Παραμένετε υπεύθυνοι για τη νομιμότητα των δεδομένων που παρέχετε στο Flexmail, συμπεριλαμβανομένου του αν διαθέτετε έγκυρη συγκατάθεση

Εάν σας ζητηθεί ποτέ από ένα υποκείμενο δεδομένων ή από μια εποπτική αρχή να αποδείξετε ότι το email marketing σας συμμορφώνεται με τον GDPR, η σύμβαση DPA σας με το Flexmail είναι ένα από τα έγγραφα που θα χρειαστείτε.

Επόμενα βήματα

Τώρα που γνωρίζετε πώς παρακολουθείται η συγκατάθεση και πώς να διαχειρίζεστε αιτήματα δεδομένων, ένα καλό επόμενο βήμα είναι να ελέγξετε τις τρέχουσες φόρμες opt-in στο Flexmail και να βεβαιωθείτε ότι κάθε φόρμα έχει μια σαφή, περιγραφική ετικέτα πηγής. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε το ιστορικό εισαγωγών σας για να βεβαιωθείτε ότι οι προηγούμενες εισαγωγές διαθέτουν κατανοητές ετικέτες πηγής.

Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με ένα συγκεκριμένο σενάριο GDPR ή χρειάζεστε βοήθεια για τη λήψη μιας αναφοράς επαφής, η ομάδα υποστήριξής μας είναι στη διάθεσή σας.