Επεξεργασία ενεργών ροών εργασίας

Μπορείτε να επεξεργαστείτε ροή εργασίας ενώ εκτελείται, αλλά απαιτεί προσοχή. Η ροή εργασίας είναι λογική ακολουθία — η αλλαγή ενός μπλοκ μπορεί να επηρεάσει τις επαφές που βρίσκονται ήδη μέσα σε αυτή, μερικές φορές με τρόπους που δεν αντιλαμβάνεστε.

Πώς να ανοίξετε ενεργή ροή εργασίας για επεξεργασία

1. Μεταβείτε στον Αυτοματισμό, στη συνέχεια στις Ροές εργασίας.
2. Κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας που θέλετε να επεξεργαστείτε.
3. Κάτω από το μήνυμα προειδοποίησης, κάντε κλικ στο Επεξεργασία.
4. Κάντε τις αλλαγές σας στα σχετικά μπλοκ.
5. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση και έναρξη για να εφαρμόσετε τις αλλαγές και να επανεκκινήσετε τη ροή εργασίας σας.

Πώς οι επεξεργασίες επηρεάζουν επαφές που βρίσκονται ήδη στη ροή εργασίας

Οι επαφές κινούνται μέσα από ροή εργασίας ένα βήμα τη φορά. Σε οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή, κάποιες επαφές μπορεί να βρίσκονται σε μπλοκ αναμονής, σε παύση μέχρι να ενεργοποιηθεί κάποια ενεργοποίηση ή να παρέλθει χρονική περίοδος. Όταν αλλάζετε μπλοκ που έρχεται μετά από μπλοκ αναμονής, αυτές οι επαφές θα συναντήσουν τη νέα έκδοση αυτού του μπλοκ όταν συνεχίσουν — όχι την έκδοση που ήταν σε ισχύ όταν εισήλθαν στη ροή εργασίας.

Αυτό μπορεί να κάνει τις επαφές να λαμβάνουν διαφορετικό email από το σκοπούμενο, να κολλάνε εάν μια συνθήκη δεν ταιριάζει πλέον με το προφίλ τους, ή να δρομολογούνται σε διαφορετική διαδρομή if/else από αυτήν που έπρεπε.

Προσοχή Για σημαντικές αλλαγές, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να απενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας, να τη διπλασιάσετε, να κάνετε τις αλλαγές σας και να την ενεργοποιήσετε. Αποδεχτείτε ότι οι επαφές που ήταν στη μέση της διαδρομής δεν θα συνεχίσουν — σταματούν εκεί που ήταν.

Συμβουλές για ασφαλέστερες επεξεργασίες σε ενεργές ροές εργασίας

• Επεξεργάζεστε μόνο μπλοκ στα οποία καμία επαφή δεν αναμένει αυτήν τη στιγμή ή κινείται προς αυτά. Ελέγξτε την αναφορά ροής εργασίας για να δείτε πού βρίσκονται επί του παρόντος οι επαφές.
• Διατηρείτε τις αλλαγές σας ελάχιστες. Διόρθωση τυπογραφικού λάθους σε μήνυμα ή ενημέρωση συνδέσμου είναι χαμηλού κινδύνου. Αναδιάρθρωση κλάδων ή αλλαγή συνθηκών ενεργοποίησης είναι υψηλού κινδύνου.
• Για σημαντική αναδιάρθρωση, δημιουργήστε νέα ροή εργασίας και ανακατευθύνετε νέες επαφές εκεί, αντί να τροποποιείτε την ζωντανή.
• Ελέγξτε την αναφορά ροής εργασίας μετά από οποιαδήποτε επεξεργασία για να επιβεβαιώσετε ότι οι επαφές προχωρούν όπως αναμένεται και καμία δεν έχει κολλήσει.

Πότε η απενεργοποίηση είναι καλύτερη επιλογή

Η απενεργοποίηση ροής εργασίας εμποδίζει νέες επαφές από το να εισέλθουν και παγώνει την πρόοδο των επαφών που βρίσκονται ήδη μέσα σε αυτήν. Χρησιμοποιήστε αυτή την προσέγγιση όταν:

• Χρειάζεστε να αλλάξετε τη συνολική δομή — προσθήκη ή αφαίρεση κλάδων.
• Χρειάζεστε να ενημερώσετε την ενεργοποίηση μπλοκ έναρξης.
• Αντικαθιστάτε μήνυμα που αποτελεί μέρος της ροής εργασίας με σημαντικά διαφορετική έκδοση.
• Κάνετε αρκετές αλλαγές ταυτόχρονα και δεν μπορείτε να αξιολογήσετε εύκολα τη συνδυαστική επίδραση στις επαφές που βρίσκονται σε εξέλιξη.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

• Επεξεργασία μπλοκ ενώ οι επαφές αναμένουν ενεργά μέσα σε αυτό. Αυτές οι επαφές θα αντιμετωπίσουν τη νέα έκδοση του μπλοκ, που μπορεί να μην είναι αυτό που σκοπεύατε.
• Να υποθέτετε ότι η απενεργοποίηση διαγράφει τις επαφές από τη ροή εργασίας. Δεν τις διαγράφει — απλώς τις παγώνει. Όταν επανενεργοποιείτε, δεν συνεχίζουν αυτόματα.
• Κάνετε πολλαπλές αλλαγές χωρίς να ελέγχετε την αναφορά ροής εργασίας στη συνέχεια. Να επαληθεύετε πάντα ότι οι επαφές προχωρούν σωστά μετά από οποιαδήποτε επεξεργασία ζωντανής ροής εργασίας.

Επόμενα βήματα

• Δείτε "Δημιουργία ροής εργασίας" για πλήρη οδηγό δημιουργίας ροών εργασίας από μηδενική βάση.
• Δείτε "Βέλτιστες πρακτικές ροής εργασίας" για καθοδήγηση σχετικά με τη διατήρηση ροών εργασίας αρκετά απλών ώστε οι επεξεργασίες να είναι χαμηλού κινδύνου.