Δημιουργία ροής εργασίας για διαγραφή επαφών σε τμήμα

Η διαγραφή τμήματος στο Flexmail αφαιρεί το φίλτρο, όχι τις επαφές σε αυτό. Για οριστική αφαίρεση των πραγματικών επαφών που ανήκουν σε συγκεκριμένο τμήμα, χρειάζεστε ροή εργασίας. Αυτό το άρθρο σας δείχνει πώς να τη ρυθμίσετε με ασφάλεια, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου εξαίρεσης επαφών που ανήκουν σε άλλα τμήματα που πρέπει να διατηρηθούν.

Προσοχή Η διαγραφή επαφών από τη βάση δεδομένων σας είναι μόνιμη και δεν μπορεί να αναιρεθεί. Δοκιμάστε αυτή τη ροή εργασίας διεξοδικά πριν την ενεργοποιήσετε και σκεφτείτε να εξάγετε πρώτα τις επηρεαζόμενες επαφές ως αντίγραφο ασφαλείας.

Παράδειγμα σεναρίου

Έχετε τμήμα που ονομάζεται "Παλιά συλλογή". Θέλετε να διαγράψετε όλες τις επαφές σε αυτό το τμήμα, αλλά μόνο εάν δεν βρίσκονται επίσης στα τμήματα "Ρούχα" ή "Παπούτσια", γιατί αυτές οι επαφές είναι ακόμα ενεργοί πελάτες.

Προαπαιτούμενα

• Το τμήμα επαφών που θέλετε να διαγράψετε υπάρχει στις Επαφές > Τμήματα.
• Έχετε εντοπίσει τυχόν τμήματα εξαίρεσης — επαφές που πρέπει να διατηρηθούν ακόμα και αν εμφανίζονται στο τμήμα διαγραφής.
• Έχετε εξάγει τις επηρεαζόμενες επαφές ως αντίγραφο ασφαλείας εάν χρειάζεται.

Ρύθμιση ροής εργασίας

1. Μεταβείτε στον Αυτοματισμό, στη συνέχεια στις Ροές εργασίας, και κάντε κλικ στο Προσθήκη νέας ροής εργασίας.
2. Ονομάστε τη ροή εργασίας σας με σαφήνεια, για παράδειγμα "Διαγραφή επαφών, Παλιά συλλογή", και επιλέξτε Προσαρμοσμένη ροή εργασίας.

Μπλοκ έναρξης

1. Κάντε κλικ στο μπλοκ έναρξης για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις του.
2. Ορίστε την ενεργοποίηση σε "Επαφές προστέθηκαν στο τμήμα" και επιλέξτε το τμήμα σας, σε αυτό το παράδειγμα, "Παλιά συλλογή".
3. Επιλέξτε "Συμπερίληψη όλων των επαφών που βρίσκονται ήδη σε αυτό το τμήμα" ώστε οι υπάρχουσες επαφές να επεξεργαστούν αμέσως, όχι μόνο οι μελλοντικές προσθήκες.
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Μπλοκ if/else, έλεγχος για εξαιρέσεις

1. Κάντε κλικ στο + για να προσθέσετε μπλοκ και επιλέξτε If/else.
2. Ορίστε τη συνθήκη: Η επαφή βρίσκεται στο τμήμα "Ρούχα" Ή η επαφή βρίσκεται στο τμήμα "Παπούτσια".
3. Στη διαδρομή Ναι (επαφή βρίσκεται σε Ρούχα ή Παπούτσια): προσθέστε μπλοκ Τέλους. Αυτές οι επαφές δεν πρέπει να διαγραφούν.
4. Αφήστε τη διαδρομή Όχι ανοιχτή για το επόμενο βήμα.

Μπλοκ ενέργειας επαφής, διαγραφή

1. Στη διαδρομή Όχι του μπλοκ if/else, κάντε κλικ στο + για να προσθέσετε ενέργεια
2. Επιλέξτε την ενέργεια επαφής "Αφαίρεση επαφής από λίστα".
3. Επιλέξτε τη λίστα "Όλες οι επαφές μου"
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Ενεργοποίηση και παρακολούθηση

Ελέγξτε ολόκληρη τη ροή εργασίας πριν την ενεργοποιήσετε — ελέγξτε ότι οι συνθήκες εξαίρεσης είναι σωστές και οι διαδρομές Ναι/Όχι δρομολογούνται όπως σκοπεύατε. Μόλις ενεργοποιηθεί, η ροή εργασίας θα ξεκινήσει αμέσως να επεξεργάζεται όλες τις υπάρχουσες επαφές στο τμήμα διαγραφής σας.

Παρακολουθήστε τα αποτελέσματα ροής εργασίας την πρώτη ώρα για να επιβεβαιώσετε ότι δρομολογεί και διαγράφει όπως αναμένεται. Ελέγξτε τον αριθμό των επαφών που επεξεργάστηκαν σε κάθε διαδρομή.

Επαγγελματικές συμβουλές

• Πάντα προσθέτετε συνθήκες εξαίρεσης για οποιοδήποτε τμήμα περιέχει επαφές που θέλετε να κρατήσετε. Χρειάζεται ένα επιπλέον λεπτό και αποτρέπει μη αναστρέψιμη απώλεια δεδομένων.
• Εάν δεν είστε σίγουροι ποιες επαφές θα επηρεαστούν, δημιουργήστε το τμήμα και ελέγξτε τη λίστα επαφών πριν δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.
• Εξάγετε τις επαφές πριν ενεργοποιήσετε. Μεταβείτε στο τμήμα, ανοίξτε το μενού Ενέργειες και κάντε κλικ στο Εξαγωγή όλων των επαφών. Αυτό σας δίνει επιλογή ανάκτησης εάν κάτι πάει στραβά.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

• Ενεργοποίηση χωρίς πρώτα επανεξέταση της λογικής εξαίρεσης. Εάν η συνθήκη if/else είναι λανθασμένη, οι λανθασμένες επαφές διαγράφονται οριστικά.
• Λησμόνηση να επιλέξετε "Συμπερίληψη όλων των επαφών που βρίσκονται ήδη σε αυτό το τμήμα". Χωρίς αυτό, η ροή εργασίας επεξεργάζεται μόνο μελλοντικές προσθήκες στο τμήμα, όχι τις υπάρχουσες.
• Χρήση αυτού του μοτίβου για μαζικές διαγραφές χωρίς έλεγχο εξαίρεσης. Πάντα προσθέτετε τουλάχιστον ένα μπλοκ if/else για επαλήθευση επαφών πριν εκτελεστεί η ενέργεια διαγραφής.

Επόμενα βήματα

• Δείτε "Δημιουργία ροής εργασίας" για πλήρη καθοδήγηση για όλους τους τύπους μπλοκ ροής εργασίας.
• Δείτε "Αναφορά μπλοκ και ενεργοποιήσεων ροής εργασίας" για όλες τις διαθέσιμες συνθήκες ενεργοποίησης και ενέργειες επαφής.